يهتم قسم الموارد البشرية بالعديد من المهام الرئيسية والمفصلية للشركة بدءاً من التوظيف إلى الرواتب وحل النزاعات والترقيات والتعويضات وإنهاء الخدمات وغيرها الكثير. تشكّل المستندات طريقةً فعالة لتسهيل مهام ومسؤوليات موظفي قسم الموارد البشرية، وتعد ضرورية لضمان امتثال الشركة للمتطلبات القانونية المختلفة وتستخدم كأدلة مكتوبة لكافة النقاشات التي تتم بين الموظفين والشركة أو كمراجع عند الحاجة في حالات الترقيات والزيادات أو كدليل في حالات الإنذارات الخطية أو الخصم أو إنهاء الخدمة.
تتنوع المستندات التي يجب على قسم الموارد البشرية اقتنائها وتشمل مستندات رسمية مثل مستندات سياسات وإجراءات الشركة والوثائق القانونية وعقود العمل والمستندات المتعلقة بالتوظيف مثل مستندات الوصف الوظيفي والسير الذاتية وغيرها، ومستندات غير رسمية مثل سجلّات الاجتماعات التي تدور بين المدراء والموظفين ورسائل البريد الإلكتروني.
على الرغم من اختلاف هذه النماذج بحسب اختلاف حجم الشركة ونشاطها، إلا أننا سنستعرض أهم هذه النماذج لكافة الشركات.
وهي وثيقة رسمية تحدد المسؤوليات والمؤهلات والمتطلبات لكل وظيفة داخل الشركة. تساعد وثائق الوصف الوظيفي على جذب المرشحين المؤهلين من خلال تقديم وصف واضح ودقيق للوظيفة. يمكن للمرشحين استخدام المعلومات الواردة في الوصف الوظيفي لتحديد ما إذا كانت لديهم المهارات والمؤهلات اللازمة للتقدم للوظيفة. كما يمكن أن تساعد وثائق الوصف الوظيفي المدراء على تحديد توقعات الأداء للموظفين. فمن خلال تحديد المهام والمسؤوليات المرتبطة بالوظيفة، يمكن للمدراء التأكد من فهم الموظفين لما هو متوقع منهم، مما يضمن سير العمل بطريقة سلسة وفعالة.
وهو اتفاق قانوني يقدّم للمرشح بعد قبول عرض العمل.
تُستخدم هذه المستندات عادةً لتتبع نفقات الموظفين مثل السفر والوجبات والإقامة والمصاريف الأخرى المتعلقة بالوظيفة التي يتكبدها الموظفون أثناء رحلات العمل أو أداء واجبات أخرى متعلقة بالعمل، وتساعد الشركات على ضمان تعويض الموظفين عن النفقات المتعلقة بواجباتهم الوظيفية والتي تمت الموافقة عليها من قبل المشرف أو المدير، مما يساعد في التحكم في التكاليف ومنع الاحتيال أو إساءة استخدام أموال وموارد الشركة.
وهي مجموعة من المستندات التي تستخدمها أقسام الموارد البشرية لمساعدة الموظفين الجدد على التأقلم مع وظيفتهم الجديدة في أسرع وقت ممكن. كما تساعد مستندات إعداد الموظفين الجدد في تقليل الوقت والموارد المطلوبة لتدريب الموظفين الجدد وتقليل الوقت الذي يحتاجه المدراء لتدريبهم.
وهي مستندات رسمية يتم إعدادها عادةً من قبل قسم الموارد البشرية للإبلاغ عن إنهاء علاقة العمل بين صاحب العمل والموظف. تساعد هذه المستندات في ضمان التعامل مع عملية الإنهاء بطريقة مهنية من خلال توفير معلومات واضحة وموجزة حول أسباب الإنهاء وتساعد في حماية صاحب العمل من المساءلة القانونية.
تُستخدم هذه المستندات لتتبع تقدّم الموظف وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين وتقديم ملاحظات لمساعدة الموظف على النجاح في وظيفته.
من الجدير بالملاحظة أن قائمة النماذج والخطابات المهمة التي تمت مناقشتها في هذه المقالة ليست شاملة، وهي تعتمد بشكل كبير على حجم الشركة ومجال عملها، وقد تكون هناك نماذج وخطابات إضافية يحتاجها موظفو الموارد البشرية. من المهم أن يبقى موظفو الموارد البشرية على اطلاع دائم بالتغييرات في قوانين ولوائح التوظيف لضمان استمرار التزام الشركة بها ولتفادي المساءلة القانونية.
اليوم وبمساعدة نظام إدارة المواهب ®MenaHR ، يمكن لمتخصصي الموارد البشرية تنفيذ مهامهم بمنتهى الكفاءة من خلال التركيز على تطوير الموظفين والعمل على استراتيجيات فعالة لتحسين الأداء والربح. من خلال أنظمتنا نوفر لمتخصصي الموارد البشرية والمدراء الرؤية الواضحة والنصائح الهامة للعمل في الوقت الحالي والمستقبلي، كما نساعدهم على التركيز على الأهداف الرئيسية التي من شأنها تحقيق أهداف المؤسسة.