Σε αυτό το άρθρο, εξηγούμε πότε και πώς να επικοινωνείτε αποτελεσματικά με τις αρχές, ποια είναι η διαφορά ανάμεσα στην επικοινωνία εντός μιας διαδικασίας διαγωνισμού και εκτός αυτής, καθώς και πώς τα εργαλεία προμηθειών μπορούν να σας βοηθήσουν να μείνετε μπροστά από τον ανταγωνισμό.
Γιατί η επικοινωνία με τις αναθέτουσες αρχές έχει σημασία
Η στρατηγική αξία των σχέσεων με δημόσιους φορείς
Επικοινωνία κατά τη διάρκεια διαγωνιστικής διαδικασίας
Επικοινωνία εκτός διαδικασίας διαγωνισμού
Πώς σας βοηθούν τα εργαλεία μας να φτάσετε στις σωστές αρχές
Η επικοινωνία με τις αναθέτουσες αρχές δεν είναι απλώς μια τυπική διαδικασία. Είναι στρατηγικό κομμάτι της διαδικασίας προσφορών. Η δημιουργία επαφής μπορεί να σας βοηθήσει να:
Διευκρινίσετε απαιτήσεις και να αποφύγετε υποθέσεις
Επιβεβαιώσετε διαδικασίες και να αποτρέψετε αποκλεισμό λόγω τεχνικών λεπτομερειών
Κατανοήσετε το πλαίσιο και τους στόχους ενός έργου
Υποβάλετε πιο ισχυρές και σχετικές προτάσεις
Χτίσετε μια σχέση που θα μπορούσε να ανοίξει πόρτες για μελλοντικές ευκαιρίες
Σε πολλές χώρες, δεν δημοσιεύονται όλοι οι διαγωνισμοί. Συμβάσεις χαμηλής αξίας ή διαδικασίες περιορισμένης συμμετοχής συχνά ανατίθενται μέσω άμεσων προσκλήσεων, οι οποίες αποστέλλονται σε προμηθευτές που είναι ήδη γνωστοί στην αρχή. Αυτό σημαίνει ότι, αν δεν είστε στο «ραντάρ» τους, μπορεί να χάσετε εντελώς την ευκαιρία.
Τα καλά νέα; Μπορούμε να σας βοηθήσουμε να εντοπίσετε αυτές τις κρυφές ευκαιρίες. Με την πλατφόρμα μας, λαμβάνετε ειδοποιήσεις για διαγωνισμούς που ίσως να μη βρείτε σε τυπικές πηγές, ενώ με την Ανάλυση Αγοράς βλέπετε ποιες αρχές είναι ενεργές στον κλάδο σας και πώς να τις προσεγγίσετε.
Είναι εύκολο να επικεντρώνεστε μόνο στον τρέχοντα διαγωνισμό στον οποίο συμμετέχετε. Όμως οι προμηθευτές που κερδίζουν συχνά έχουν κάτι κοινό: έχουν χτίσει μακροχρόνιες, αξιόπιστες σχέσεις με τις αναθέτουσες αρχές στον τομέα τους.
Τα οφέλη είναι πολλά:
Η εταιρεία σας γ ίνεται γνωστή και αξιόπιστη επιλογή.
Μπορεί να περιληφθεί σε κλειστές προσκλήσεις για μικρότερες συμβάσεις.
Αποκτάτε ανεπίσημες πληροφορίες για μελλοντικές ανάγκες ή προτεραιότητες.
Δημιουργείτε καλύτερες προτάσεις που ανταποκρίνονται ουσιαστικά στους στόχους της αναθέτουσας αρχής.
Το να χτίσετε αυτή τη σχέση δεν σημαίνει να παρακάμψετε κανόνες, αλλά να είστε ορατοί , χρήσιμοι και συνεπείς με την πάροδο του χρόνου.
Όταν ένας διαγωνισμός είναι ανοιχτός, η διαδικασία ρυθμίζεται αυστηρά. Η προκήρυξη ορίζει:
Το επίσημο κανάλι για ερωτήσεις (συνήθως μια πλατφόρμα ή συγκεκριμένο email)
Την προθεσμία υποβολής ερωτήσεων
Χρησιμοποιείτε πάντα το επίσημο κανάλι και αποφεύγετε ανεπίσημη επικοινωνία
Αναφέρετε συγκεκριμένες σελίδες, άρθρα ή έγγραφα όταν ρωτάτε
Είστε σύντομοι και επαγγελματίες
Κρατάτε αρχείο των ερωτήσεων και των απαντήσεων για λόγους συμμόρφωσης
Μεταξύ διαγωνισμών, η επικοινωνία είναι πιο ευέλικτη, αλλά και πιο δύσκολη. Μπορεί να αντιμετωπίσετε:
Παρωχημένα ή ελλιπή στοιχεία επικοινωνίας
Καμία επίσημη προθεσμία απάντησης
Ασαφείς κανόνες για το τι είναι αποδεκτό
Δυσκολία εύρεσης του κατάλληλου υπεύθυνου
Ωστόσο, αυτές οι «ήσυχες» περίοδοι είναι που χτίζονται οι μακροχρόνιες σχέσεις . Η επικοινωνία σε αυτές τις φάσεις μπορεί να σας τοποθετήσει ως αξιόπιστο προμηθευτή και να αυξήσει την ορατότητά σας για μελλοντικές ευκαιρίες.
Συμβουλές για αποτελεσματική επικοινωνία:
Χρησιμοποιείτε αξιόπιστα και ενημερωμένα στοιχεία (το εργαλείο μας προσφέρει πρόσβαση με ένα κλικ)
Επικοινωνείτε με σκοπό: θέστε σχετικές ερωτήσεις, κάντε follow-up σε προηγούμενους διαγωνισμούς ή μοιραστείτε χρήσιμες πληροφορίες
Διατηρείτε επαγγελματικό και συνεπή τόνο
Σεβαστείτε τις τοπικές προτιμήσεις (π.χ. επίσημες επιστολές έναντι ανεπίσημων email)
Κρατάτε αρχείο όλων των επικοινωνιών
Όταν κάνετε μια ερώτηση σε ανοιχτό διαγωνισμό, η απάντηση κοινοποιείται σε όλους τους συμμετέχοντες. Έμπειροι προμηθευτές χρησιμοποιούν αυτή τη φάση όχι μόνο για διευκρίνιση, αλλά και για να επηρεάσουν τον τρόπο που οι ανταγωνιστές αντιλαμβάνονται τις απαιτήσεις .
Αυτό είναι νομικά ευαίσθητο. Αν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε στρατηγικές ερωτήσεις , συμβουλευτείτε νομικό ειδικό στις δημόσιες συμβάσεις.
« Μπορείτε να επιβεβαιώσετε ότι η πιστοποίηση ISO 27001 είναι υποχρεωτική για όλους τους υπεργολάβους; » Οι περισσότεροι συμμετέχοντες θα το ερμηνεύσουν ως απαίτηση και μπορεί να συμπεριλάβουν περιττές πιστοποιήσεις (αυξάνοντας το κόστος τους ή αποκλείοντας οι ίδιοι τον εαυτό τους). Εν τω μεταξύ, εσείς που θέσατε την ερώτηση γνωρίζετε ήδη ότι ισχύει μόνο για τον κύριο ανάδοχο και ότι διαθέτετε την πιστοποίηση.
« Είναι σωστό ότι θα γίνουν δεκτές προσφορές μόνο από εταιρείες με αποδεδειγμένη εμπειρία σε δημόσιους πελάτες; » Αν αυτό δεν διευκρινιστεί σωστά, οι ανταγωνιστές που διαθέτουν μόνο ιδιωτικές αναφορές μπορεί να αποσυρθούν, ενώ εσείς που θέσατε την ερώτηση τοποθετείστε ως η «ασφαλής επιλογή».
« Πρέπει να περιλάβουμε ξεχωριστά κόστη μεταφοράς για κάθε περιφερειακή τοποθεσία; » Δημιουργεί σύγχυση και ωθεί τους συμμετέχοντες να προσφέρουν πιο συντηρητικά, ενδεχομένως αυξάνοντας τις τιμές τους χωρίς λόγο.
« Η απαίτηση συμβατότητας με το λογισμικό ΧYZ αποκλείει ισοδύναμες open-source λύσεις; » Αν η αρχή δεν απαντήσει ξεκάθαρα, κάποιοι συμμετέχοντες μπορεί να υποθέσουν ότι επιτρέπεται μόνο το XYZ, κάτι που ωφελεί τους προμηθευτές που ειδικεύονται σε αυτό.
« Για τον όρο ‘ενεργειακά αποδοτικός φωτισμός’, απαιτείται σύστημα LED με αισθητήρες κίνησης και φωτός; » Κάνει τους ανταγωνιστές να υποθέτουν ότι μόνο η πιο προηγμένη (ακριβή) έκδοση είναι αποδεκτή, ακόμα και αν η βασική απαίτηση είναι πιο ευέλικτη.
Η εύρεση στοιχείων επικοινωνίας ή η ανάλυση της συμπεριφοράς μιας αρχής δεν χρειάζεται να είναι μια χειροκίνητη διαδικασία. Με το πακέτο υπηρεσιών Ανάλυση Αγοράς μπορείτε να:
Έχετε πρόσβαση σε επαληθευμένα στοιχεία επικοινωνίας με ένα κλικ
Δείτε ποιες αρχές δημοσιεύουν διαγωνισμούς στον κλάδο και την περιοχή σας
Κατανοήσετε πόσο συχνά δημοσιεύουν, τι αγοράζουν και σε ποια τιμολογιακά επίπεδα
Εντοπίσετε στρατηγικές ευκαιρίες με βάση τα μοτίβα ανάθεσης και την απόδοση ανταγωνιστών
Αυτό σας βοηθά όχι μόνο να επικοινωνείτε πιο γρήγορα , αλλά και να ιεραρχείτε τις προσπάθειές σας και να προσαρμόζετε το μήνυμά σας για να ξεχωρίζετε.
Η επικοινωνία με τις αναθέτουσες αρχές μπορεί να φαίνεται απαιτητική, αλλά όταν γίνεται σωστά, είναι μία από τις πιο έξυπνες κινήσεις που μπορείτε να κάνετε στη διαδικασία προσφορών. Σας βοηθά να αποφύγετε λάθη , να υποβάλετε καλύτερες προτάσεις και να τοποθετήσετε την εταιρεία σας για μακροχρόνια επιτυχία.
Με τα σωστά εργαλεία , η δημιουργία σχέσεων και η πρόσβαση σε βασικές επαφές γίνεται πολύ πιο εύκολη!
Θέλετε να γνωρίσετε καλύτερα τις αναθέτουσες αρχές και τον ανταγωνισμό σας με άμεση πρόσβαση σε στατιστικά στοιχεία;
Δοκιμάστε σήμερα δωρεάν την Ανάλυση Αγοράς .