Πολλές φορές ο τρόπος υποβολής των εγγράφων για την συμμετοχή σε δημόσιους διαγωνισμούς μπορεί να είναι ευδιάκριτος και ξεκάθαρος από την αναθέτουσα αρχή, δεν είναι όμως λίγες οι φορές που απορρίπτεται μια προσφορά λόγω μικρών λαθών που υπάρχουν κατά την υποβολή των εγγράφων. Παρακάτω ακολουθούν ορισμένες πρακτικές που μπορούν να βοηθήσουν στην αποφυγή των λαθών αυτών αυξάνοντας την πιθανότητα να κερδίσετε περισσότερους δημόσιους διαγωνισμούς.
Στην αρχή και κατά τη διάρκεια της διαδικασίας
Προθεσμία σχεδιασμού
Οργανωτικός σχεδιασμός
Απόδειξη της καταλληλότητας και πιστοποιητικά
Έλεγχος πριν από την υποβολή της προσφοράς (τυπικές προϋποθέσεις)
Έλεγχος πριν από την υποβολή της προσφοράς (απαιτήσεις)
Ελέγξτε τα έγγραφα του διαγωνισμού και τα συνημμένα που αναφέρονται με σκοπό την ολοκληρωμένη ενημέρωσή σας.
Διαβάστε τα έγγραφα του διαγωνισμού προσεκτικά.
Αποφασίστε εάν η εταιρεία σας μπορεί / θέλει να υποβάλει προσφορά.
Ρωτήστε την αρμόδια αναθέτουσα αρχή εάν παρατηρείτε κάποια ασάφεια ή αντίφαση στα επίσημα έγγραφα του διαγωνισμού.
Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα για τις ακόλουθες προθεσμίες:
Προθεσμία παραλαβής των εγγράφων, φακέλων συμμετοχής διαγωνισμού
Προθεσμία αίτησης συμμετοχής
Προθεσμία υποβολής ερωτήσεων
Προθεσμία παράδοσης δείγματος προϊόντος, παρουσίασης (αν απαιτείται στη διαδικασία )
Προθεσμία παράδοσης προσφοράς (ημέρα, ώρα)
Χρόνος ανάθεσης / λήξης ισχύος
Προθεσμία παράδοσης / χρόνος εκτέλεσης
Κατανομή των καθηκόντων στην εταιρεία
Εκπλήρωση των καθηκόντων και των προθεσμιών
Δήλωση υπεργολάβου στην περίπτωση υπεργολαβίας
Πώς θα υποβάλετε την προσφορά και ποιος είναι υπεύθυνος
Προθεσμία για την υποβολή της προσφοράς
Πώς πρέπει να υποβληθούν οι προσφορές (ταχυδρομείο, αυτοπροσώπως, ηλεκτρονικά);
Μπορούν να τηρήσουν τις προθεσμίες οι προμηθευτές σας;
Δημιουργήστε μια λίστα με τα απαιτούμενα πιστοποιητικά καταλληλότητας, όπως το Ευρωπαϊκό Ενιαίο Έγγραφο Σύμβασης (ΕΕΕΣ),
Φροντίστε να έχετε επικυρωμένα αντίγραφα .
Χρησιμοποιήστε πρωτότυπα αντίγραφα και έντυπα που παρέχονται από την αναθέτουσα αρχή.
Τα έντυπα πρέπει να είναι πλήρως συμπληρωμένα .
Θα πρέπει να υπάρχει συμπληρωμένη η αναγραφή των τιμών , όπου αυτή απαιτείται.
Αποφύγετε να αλλάξετε / προσθέσετε κάτι για τις συνθήκες του διαγωνισμού (π.χ. ακύρωση, σχόλια και καταχωρήσεις που δεν έχουν ζητηθεί).
Αν υπάρχουν διορθώσεις στην προσφορά σας, αυτές πρέπει να φέρουν σαφή σήμανση, διόρθωση, υπογραφή και χρονολογία .
Να συμπεριλαμβάνετε όλα τα συνημμένα (αποδείξεις καταλληλότητας, πιστοποιητικά).
Να υποβάλετε όλες τις αιτήσεις / έγγραφα.
Αποφύγετε να επισυνάψετε μη απαιτούμενα έγγραφα .
Η αποστολή της προσφοράς: Τηρήστε ακριβώς τις κατευθυντήριες γραμμές που αναφέρονται στα έγγραφα του διαγωνισμού και να προσέξετε ιδιαίτερα να χρησιμοποιήσετε τη σωστή διεύθυνση που αναγράφεται στον διαγωνισμό.
Υπογράψτε στα σωστά σημεία , προσθέστε ημερομηνία και σφραγίστε το.
Οι αναθέτουσες αρχές θέτουν αυστηρά τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να αποστέλλονται οι προσφορές. Ακόμα κι αν ορισμένες απαιτήσεις φαίνεται να μην έχουν κανένα νόημα, ως πλειοδότης θα πρέπει να στείλετε τις προσφορές όπως αυτό απαιτείται.
Ελέγξτε την προσφορά σας για την ακρίβεια των υπολογισμών και των πραγματικών στοιχείων.
Η τιμή της προσφοράς να έχει υπολογιστεί σωστά .
Να μην έχουν κατατεθεί εναλλακτικές λύσεις , αν δεν επιτρέπεται ρητά.
Η δομή της προσφοράς να είναι λογική και κατανοητή (δεδομένου ότι η αναθέτουσα αρχή δεν παρείχε τη δική της δομή)
Δημιουργήστε ένα αντίγραφο του συνόλου της προσφοράς για τα δικά σας αρχεία.
Εγγραφείτε και δοκιμάστε δωρεάν την υπηρεσία μας λαμβάνοντας δημόσιους διαγωνισμούς για το αντικείμενό σας καθημερινά μέσω e-mail.