Αν ασχολείστε με δημόσιες συμβάσεις ή σκέφτεστε να μπείτε σε αυτήν την αγορά, ίσως έχετε ακούσει τον όρο « Διαβούλευση ». Πρόκειται για ένα στάδιο που προηγείται της προκήρυξης ενός δημόσιου διαγωνισμού. Αλλά τι ακριβώς είναι; Και το πιο σημαντικό: αξίζει να συμμετάσχετε;
Σε αυτό το άρθρο εξηγούμε αναλυτικά τι είναι οι διαβουλεύσεις, ποιος είναι ο σκοπός τους και αν έχει νόημα να εμπλακείτε.
Τι είναι οι «Διαβουλεύσεις»;
Γιατί οι δημόσιοι φορείς δημοσιεύουν Διαβουλεύσεις;
Οφέλη για τις εταιρείες
Πότε πρέπει να συμμετάσχετε;
Πότε ίσως δεν αξίζει να συμμετάσχετε;
Σε ποιους κλάδους είναι πιο συχνές οι Διαβουλεύσεις Αγοράς;
Συμβουλές για αποτελεσματική συμμετοχή
Μια διαβούλευση είναι μια προ-διαγωνιστική ενέργεια που ξεκινά από μια αναθέτουσα αρχή με σκοπό να συγκεντρώσει πληροφορίες από πιθανούς προμηθευτές. Στόχος είναι να κατανοήσει καλύτερα την αγορά πριν ξεκινήσει επίσημα ο διαγωνισμός, ώστε η διαδικασία να είναι πιο ρεαλιστική, ανταγωνιστική και προσαρμοσμένη στις πραγματικές ανάγκες.
Νομική βάση: Οδηγία 2014/24/ΕΕ, Άρθρο 40 – Προκαταρκτικές διαβουλεύσεις της αγοράς:
Άρθρο 40 – Προκαταρκτικές διαβουλεύσεις της αγοράς
"Πριν δρομολογήσουν διαδικασία προμήθειας, οι αναθέτουσες αρχές μπορούν να διεξάγουν διαβουλεύσεις με την αγορά, προκειμένου να προετοιμάζουν την προμήθεια και να ενημερώνουν τους οικονομικούς φορείς για τα σχέδια και τις απαιτήσεις τους όσον αφορά τις προμήθειες.
Για τον σκοπό αυτόν, οι αναθέτουσες αρχές μπορούν, επί παραδείγματι, να ζητούν ή να δέχονται τις συμβουλές ανεξάρτητων εμπειρογνωμόνων ή αρχών ή συμμετεχόντων της αγοράς. Οι εν λόγω συμβουλές μπορούν να χρησιμοποιούνται για τον σχεδιασμό και τη διεξαγωγή της διαδικασίας προμήθειας, εφόσον οι εν λόγω συμβουλές δεν έχουν ως αποτέλεσμα τη στρέβλωση του ανταγωνισμού και την παραβίαση των αρχών της αποφυγής των διακρίσεων και της διαφάνειας."
Μορφές Διαβουλεύσεων Αγοράς:
Ερωτηματολόγια / έρευνες
Κατ’ ιδίαν ή ομαδικές συναντήσεις
Αιτήματα για παροχή πληροφοριών (RFIs)
Δημόσιες ανακοινώσεις με πρόσκληση για σχόλια
Ημερίδες ή διαδικτυακές συνεδρίες
Δεν πρόκειται για πρόσκληση υποβολής προσφορών, αλλά για ευκαιρία διαλόγου μεταξύ αγοραστών και δημόσιων φορέων.
Οι αναθέτουσες αρχές δημοσιεύουν διαβουλεύσες για:
Κατανόηση τεχνικών δυνατοτήτων ή περιορισμών
Σχολιασμό σε προσχέδια τευχών διαγωνισμού
Εκτίμηση κόστους και χρονοδιαγραμμάτων
Διερεύνηση διαθεσιμότητας ή δυναμικότητας προμηθευτών
Ενίσχυση της συμμετοχής από νέες ή καινοτόμες εταιρίες
Αυτή η διαδικασία μειώνει τον κίνδυνο αποτυχημένων ή άγονων διαγωνισμών.
Πρόσβαση σε πρώιμες πληροφορίες
Ενίσχυση αναγνωρισιμότητας
Μπορείτε να επηρεάσετε τεχνικές προδιαγραφές ή κριτήρια επιλογής, ειδικά αν έχετε καινοτόμες λύσεις ή τεχνογνωσία.
Μαθαίνετε εγκαίρως τις ανάγκες και το χρονοδιάγραμμα του διαγωνισμού, και ξεκινάτε την προετοιμασία νωρίτερα.
Ιδανικό για νεοεισερχόμενες εταιρείες, ΜΜΕ ή ξένους προμηθευτές που θέλουν να χτίσουν το όνομά τους.
Αν και οι διαδικασίες είναι τυπικές, δίνεται η ευκαιρία να συστηθείτε επίσημα στον αγοραστή και να κερδίσετε εμπιστοσύνη.
Παρά τα οφέλη, υπάρχουν και ορισμένοι παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη:
Η συμμετοχή δεν διασφαλίζει ότι οι ιδέες σας θα ληφθούν υπόψη ή ότι θα κερδίσετε τον διαγωνισμό.
Χρονοβόρα διαδικασία
Ορισμένες διαβουλεύσεις απαιτούν λεπτομερείς απαντήσεις ή τεχνική τεκμηρίωση.
Κίνδυνος υπερ-αποκάλυψης
Μην αποκαλύπτετε απόρρητες πληροφορίες ή εμπορικά μυστικά. Κρατήστε το επίπεδο στρατηγικό και γενικό.
Οι διαβουλεύσεις είναι ιδιαίτερα χρήσιμες όταν:
Το θέμα ευθυγραμμίζεται με την εξειδίκευσή σας.
Θέλετε να εισέλθετε σε μια νέα αγορά ή να συνεργαστείτε με έναν συγκεκριμένο δημόσιο φορέα.
Το αντικείμενο του διαγωνισμού είναι σύνθετο ή καινοτόμο, και η συμβολή σας μπορεί πραγματικά να βοηθήσει στη διαμόρφωσή του.
Χρειάζεστε περισσότερο χρόνο προετοιμασίας από αυτόν που προβλέπεται στη συνήθη διάρκεια του διαγωνισμού.
Εστιάζετε σε μακροπρόθεσμη στρατηγική και θέλετε να αρχίσετε να χτίζετε μια σχέση με τον φορέα.
Μπορεί να αποφάσισετε πως δεν αξίζει να ασχοληθείτε με τις Διαβουλεύσεις αν:
Δεν σχετίζεται με τον τομέα ή τη στρατηγική σας.
Δεν έχετε χρόνο ή πόρους για να απαντήσετε.
Είναι υπερβολικά γενική ή ασαφής.
Δεν σκοπεύετε να συμμετάσχετε στον επερχόμενο διαγωνισμό.
Ιδιαίτερα σε τομείς με σύνθετες ή τεχνολογικά εξελισσόμενες ανάγκες:
Υγεία και ιατρική τεχνολογία ( εξοπλισμός , διαγνωστικά, ψηφιακές λύσεις)
Πληροφορική και ψηφιακές υπηρεσίες ( λογισμικό , AI, κυβερνοασφάλεια)
Ενέργεια και περιβάλλον (ΑΠΕ, βιώσιμα υλικά )
Κατασκευές και υποδομές ( έργα , ασφάλεια, καινοτομία)
Μεταφορές και κινητικότητα ( ηλεκτρικά οχήματα , smart mobility)
Άμυνα και ασφάλεια (υψηλής τεχνολογίας λύσεις)
Ο διάλογος με τις επιχειρήσεις είναι απαραίτητος για την οικοδόμηση αμοιβαίας κατανόησης μεταξύ αγοραστών και προμηθευτών και για τον από κοινού εντοπισμό των πιο αποτελεσματικών λύσεων .
Εάν αποφασίσετε να συμμετέχετε σε Διαβουλεύσεις, προσπαθήστε να:
Είστε ξεκάθαροι και επαγγελματίες στην επικοινωνία.
Μοιραστείτε χρήσιμες, μη εμπιστευτικές πληροφορίες.
Κάνετε έξυπνες ερωτήσεις που δείχνουν κατανόηση και εμπειρία.
Καταγράψετε τις απαντήσεις σας για μελλοντική χρήση.
Παρακολουθείτε τακτικά τις δημοσιεύσεις της αρχής για τη σχετική προκήρυξη.
Οι προκαταρκτικές διαβουλεύσεις συχνά παραβλέπονται, όμως αποτελούν πολύτιμη ευκαιρία για να επηρεάσετε μελλοντικές προκηρύξεις , να προετοιμαστείτε στρατηγικά και να συνδεθείτε με τους δημόσιους φορείς. Παρότι δεν υπάρχουν εγγυήσεις, τα οφέλη της συμμετοχής, ειδικά για ΜΜΕ, νεοεισερχόμενους ή εταιρείες με καινοτόμες λύσεις, μπορεί να είναι σημαντικά.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, ναι . Αν το θέμα είναι σχετικό και έχετε κάτι ουσιαστικό να προσφέρετε, αξίζει τον κόπο. Είναι μια επένδυση με πιθανή στρατηγική απόδοση.