Digitalno računovodstvo za malu tvrtku treba automatizirati ponavljajući unos, prikupljanje i razmjenu dokumenata, a pod ljudskom kontrolom zadržati odobravanje, računovodstvenu procjenu, iznimke i zaključivanje razdoblja. Dobar proces ne nastaje samo uvođenjem alata. Traži potpune podatke, jasne odgovornosti i dogovorenu komunikaciju između tvrtke i računovodstva.
Mala tvrtka često počinje s jednostavnim ciljem: manje ručnog prepisivanja računa, manje e-poruka s privicima i brži pregled obveza. To su razumni ciljevi. Međutim, automatizacija računovodstva donosi vrijednost tek kada je ugrađena u proces koji razlikuje tri stvari:
Primjerice, sustav može preuzeti dokument iz dogovorenog kanala, pročitati osnovne podatke i pripremiti ga za obradu. Ne može sam znati je li roba stvarno zaprimljena, je li trošak odobren, pripada li određenom projektu ili postoji li razlog za odstupanje od uobičajenog postupka. Te odluke ovise o poslovnom kontekstu i odgovornosti osoba u tvrtki.
Zato je korisno promatrati digitalno računovodstvo kao uređeni tok informacija: dokument dolazi iz poznatog izvora, dobiva vlasnika, prolazi provjeru, evidentira se prema pravilima i ostavlja trag odluke kada postoji iznimka.
Automatizacija je najprikladnija za korake koji su česti, jasno definirani i oslanjaju se na stabilna pravila. Cilj nije ukloniti svaku ljudsku radnju, nego ukloniti nepotrebno prepisivanje i traženje podataka.
Ulazni dokumenti — automatizirati zaprimanje, datum primitka i izdvajanje osnovnih podataka; unaprijed dogovoriti izvore, odgovornost za nepotpune dokumente i mjesto čuvanja privitaka.
Izlazni računi — automatizirati izradu iz poslovnog procesa, slanje i evidenciju statusa; unaprijed dogovoriti tko odobrava cijene, uvjete i podatke kupca.
Bankovni podaci — automatizirati uvoz prometa i prijedloge povezivanja uplata; unaprijed dogovoriti obradu djelomičnih, zbirnih i neprepoznatih uplata.
Razmjena s računovodstvom — automatizirati dostavu dokumenata i statuse obrade; unaprijed dogovoriti rokove, kanal komunikacije i odgovorne osobe.
Ponavljajući podaci — automatizirati prijedloge postojećih partnera, konta i troškovnih oznaka; unaprijed dogovoriti tko smije otvarati i mijenjati matične podatke.
Kod računovodstva za male tvrtke posebno su vrijedne automatizacije koje smanjuju broj mjesta na kojima se isti podatak ručno unosi. Ako se podaci o kupcu, artiklu, projektu ili dokumentu vode odvojeno u više tablica i aplikacija, svaka promjena stvara rizik neusklađenosti. Povezani procesi mogu smanjiti takva ponavljanja, ali samo ako se dogovori koji je sustav izvor pojedinog podatka. U tom smislu, Povezano poslovanje nije pitanje samog povezivanja aplikacija, nego i vlasništva nad podacima.
Automatski prijedlog nije isto što i potvrđena odluka. Sustav može predložiti povezivanje dokumenta, konto ili oznaku troška na temelju prethodnih obrazaca. Osoba koja razumije događaj treba procijeniti je li prijedlog primjeren u konkretnom slučaju.
Sljedeće aktivnosti traže jasnu kontrolu:
Račun bez potrebnog objašnjenja, potvrde primitka, ugovorne podloge ili povezanog naloga može otvoriti pitanje koje se ne rješava samim unosom podataka. Tvrtka treba znati tko dopunjuje dokumentaciju i kako računovodstvo označava predmet koji nije spreman za obradu.
Računovodstvo može provjeriti formalne i računovodstvene elemente, ali voditelj troška, vlasnik procesa ili druga ovlaštena osoba treba potvrditi da je nabava stvarno naručena, isporučena i poslovno opravdana. To je osobito važno kada račun stigne bez narudžbenice ili kada odstupa od dogovorene cijene i količine.
Odabir konta, troškovnog mjesta, projekta, razdoblja evidentiranja ili poreznog tretmana može zahtijevati dodatne informacije i stručnu prosudbu. Pravila za česte, jednostavne slučajeve mogu se unaprijed definirati. Neobični, jednokratni ili materijalno značajni događaji trebaju se izdvojiti za provjeru, a ne prisilno uklopiti u postojeće pravilo.
Na kraju razdoblja nije dovoljno da su dokumenti uneseni. Potrebno je provjeriti jesu li zaprimljeni svi očekivani dokumenti, jesu li bankovni promet i otvorene stavke povezani te postoje li neriješena odstupanja. Zaključivanje je kontrolna točka procesa, a ne samo datum do kojeg se treba završiti unos.
Za malu tvrtku koristan je jednostavan, ali dosljedan tok ulaznog računa:
Ovaj primjer pokazuje zašto automatizacija računovodstva nije jedan gumb. Dio koraka može teći bez ručnog prepisivanja, ali svaki dokument i dalje treba doći do osobe koja može riješiti poslovno ili računovodstveno pitanje.
Prije automatizacije pojedinog koraka postavite nekoliko pitanja:
Ako je događaj čest, podaci su uredni, a rezultat se lako provjerava, prikladan je za automatizirani prijedlog ili automatski prijenos. Ako dokument uključuje promjenu ugovora, neuobičajen trošak, nejasan poslovni razlog ili nedostajuću dokumentaciju, treba ga usmjeriti u postupak provjere.
Najkorisniji dizajn obično nije potpuno automatski niti potpuno ručni. To je proces u kojem rutinski dokumenti prolaze brzo, a iznimke postaju vidljive dovoljno rano da ih odgovorna osoba može riješiti.
U praksi ORKA tima najviše zastoja ne nastaje pri samom unosu dokumenta, nego kada dokument nema jasan poslovni kontekst, odobrenje ili pripadajući projekt. Zato prije automatizacije definiramo vlasnika svakog koraka i jasan put za iznimke.
Kvalitetna suradnja između male tvrtke i računovodstva ne ovisi samo o tome koristi li se digitalni alat. Ovisi o nekoliko operativnih dogovora:
Računovodstvene usluge mogu biti polazište za razgovor o tome kako podijeliti operativne zadatke, računovodstvenu obradu i kontrolne točke prema stvarnom načinu rada tvrtke.
Digitalni proces neće popraviti nejasnu nabavu, nepotpunu dokumentaciju ili neodređene odgovornosti. Može ih, međutim, učiniti vidljivijima. To je korisno, ali u početku može stvoriti dojam da ima više pitanja nego prije. U stvarnosti, pitanja su već postojala; sada ih proces ne dopušta preskočiti.
Također, previše stroga pravila mogu usporiti rad kada se poslovanje promijeni, dok previše slobode vraća ručne provjere i nedosljednosti. Pravila zato treba postaviti za redovne slučajeve, a predvidjeti jasan put za iznimke. Povremeni pregled pravila važniji je od pokušaja da se na početku opiše svaka moguća situacija.
Ne pokušavajte odmah digitalizirati cijelo računovodstvo. Odaberite jedan tok s mnogo ponavljanja, primjerice ulazne račune ili povezivanje uplata kupaca. Zapišite odakle podatak dolazi, tko ga provjerava, gdje nastaje zastoj i koje se odluke ponavljaju. Tako ćete jasnije odvojiti unos koji se može automatizirati od kontrole koja mora ostati vidljiva.
Ako želite taj tok povezati s postojećim poslovnim i računovodstvenim procesom, Razgovarajte s ORKA timom o pitanju koje vam danas stvara najviše ručnog rada ili nejasnoća.