ERP integracije povezuju webshop, POS, CRM i računovodstvo kroz jasno određen tijek podataka, a ne kroz niz nepovezanih prijenosa. Prvi korak nije odabir konektora, nego odluka koji sustav posjeduje pojedinu informaciju, kamo se ona smije slati i što se događa pri pogrešci. Tek tada povezivanje ERP i webshopa može smanjiti dvostruki unos bez stvaranja novih odstupanja u zalihama, narudžbama, kupcima ili knjiženju.
Tvrtka često već ima alate koji dobro rade svoj dio posla. Webshop prima narudžbe, POS evidentira prodaju na prodajnom mjestu, CRM prati odnos s kupcima, a računovodstvo vodi financijske evidencije. Problem nastaje kada zaposlenici iste podatke prepisuju u više sustava ili kada promjena u jednom sustavu ne stigne pouzdano u drugi.
Dobra ERP POS CRM integracija ne pokušava svaki sustav pretvoriti u kopiju svih ostalih. Ona određuje odgovornost svakog sustava i prenosi samo podatke potrebne za sljedeći poslovni korak.
Prije razvoja integracije korisno je nacrtati stvarni tok jedne narudžbe ili prodaje. Taj tok često otkriva iznimke koje nisu vidljive u općem opisu procesa.
Za webshop narudžbu pitanja mogu uključivati:
Za POS prodaju treba razjasniti prijenos dnevnog prometa, načine plaćanja, storna, povrate i promet po prodajnom mjestu. Za CRM treba razlikovati marketinški kontakt, potencijalnog kupca i poslovnog partnera s kojim postoji ugovorni ili računovodstveni odnos.
Takav pregled ne služi samo dokumentaciji. On otkriva gdje dvostruki unos ima stvarni poslovni trošak i gdje automatizacija može stvoriti rizik ako pravila ostanu nejasna.
Najvažnija odluka u integraciji jest vlasništvo podataka. Za svaku ključnu informaciju treba odrediti glavni sustav zapisa, odnosno mjesto na kojem se podatak stvara i odobrava za daljnju upotrebu.
Uobičajena podjela može izgledati ovako, ali mora pratiti stvarni proces tvrtke:
Vlasništvo nije isto što i vidljivost. Webshop može prikazivati podatak o zalihi iz ERP-a, a CRM može koristiti podatak o kupcu iz ERP-a ili webshopa. Bitno je izbjeći situaciju u kojoj dva sustava istodobno mijenjaju isti podatak bez pravila prioriteta.
Posebnu pažnju traže šifre artikala, identifikatori kupaca, porezne oznake, cjenici i statusi narudžbi. Ako svaki sustav ima vlastitu oznaku za isti entitet, integracija treba održavati pouzdano mapiranje identifikatora. Spajanje samo po nazivu artikla ili nazivu kupca može proizvesti pogrešna povezivanja.
Nakon vlasništva slijedi odluka o smjeru prijenosa. Nisu svi podaci dvosmjerni i ne trebaju svi putovati jednakom brzinom.
Jednosmjerna sinkronizacija često je sigurniji izbor kada postoji jasan izvor. Primjerice, artikli i raspoložive količine mogu putovati iz ERP-a prema webshopu. Online narudžbe mogu putovati iz webshopa prema ERP-u. Takav raspored smanjuje mogućnost sukoba promjena.
Dvosmjerna sinkronizacija opravdana je samo kada proces stvarno zahtijeva promjene na obje strane i kada postoje precizna pravila za sukob. Bez tih pravila sustavi mogu prepisivati novije vrijednosti starijima ili ponavljati isti događaj.
Učestalost treba pratiti poslovnu potrebu:
Česti prijenos nije automatski kvalitetniji prijenos. Veća učestalost povećava opterećenje, broj događaja za obradu i potrebu za jasnim nadzorom.
Integracija ne bi trebala samo primiti podatak i pokušati ga upisati. Treba provjeriti je li poruka potpuna, logična i prihvatljiva za ciljni sustav.
Kod narudžbe to može obuhvatiti postojanje artikla, valjanost količine, dostupnost kupca ili pravila za otvaranje novog partnera, adresu dostave, porezni tretman, način plaćanja i dopušten status narudžbe. Kod računovodstvenog prijenosa može obuhvatiti obvezne kontne oznake, iznose, datume i vezu s izvornim dokumentom.
Validacija treba razlikovati dvije vrste problema. Prva vrsta je tehnička, primjerice nedostupnost usluge ili prekid veze. Druga je poslovna, primjerice narudžba s nepostojećom šifrom artikla ili račun bez potrebnog podatka. Te dvije vrste pogrešaka traže različit odgovor.
Pogreška u integraciji nije iznimka koju treba sakriti. Ona je očekivani dio procesa. Pouzdan tijek treba evidentirati što je zaprimljeno, što je obrađeno, što nije prošlo provjeru i tko može intervenirati.
Korisne kontrole uključuju:
Automatski ponovni pokušaj ima smisla kod privremene nedostupnosti sustava. Nema smisla beskonačno ponavljati prijenos s pogrešnom šifrom artikla ili nevažećim poreznim podatkom. U tom slučaju odgovorna osoba treba ispraviti izvorni podatak ili odlučiti o iznimci prema poslovnom pravilu.
Važno je očuvati sljedivost. Korisnik treba moći povezati webshop narudžbu, ERP dokument, POS transakciju ili računovodstveni zapis bez ručnog istraživanja kroz više sučelja.
Nakon puštanja u rad integracija ne postaje nevidljiva infrastruktura. Promjene u šifrarnicima, procesima, korisničkim pravilima ili dostupnosti sustava mogu utjecati na tok podataka.
Nadzor treba odgovoriti na nekoliko jednostavnih pitanja:
Nadzor može uključiti operativne zapise, upozorenja i redovita usklađenja ukupnih vrijednosti. Cilj nije nadzirati svaku pojedinu poruku ručno, nego brzo uočiti odstupanje koje zahtijeva radnju.
Zamislimo tvrtku koja prodaje iste artikle preko webshopa i na prodajnom mjestu. ERP vodi artikle i skladišne zalihe. Webshop prima online narudžbe, a POS evidentira prodaju u poslovnici.
Jedan mogući tok jest sljedeći:
Ovaj primjer nije univerzalni predložak. Ako webshop upravlja posebnim katalogom, ako više skladišta ima različita pravila rezervacije ili ako POS mora raditi tijekom prekida veze, tok i kontrole trebaju prilagodbu.
Integracija ne rješava neuređene šifrarnike, nejasne odgovornosti ni proturječna poslovna pravila. Ona ih često učini vidljivijima. Zato je korisno prije projekta odrediti što ostaje izvan prve faze i koje iznimke zahtijevaju ručni postupak.
Neka česta pitanja uključuju:
Povezivanje ne mora krenuti od svih tokova odjednom. Ograničen prvi opseg, primjerice artikli, zalihe i nove webshop narudžbe, može dati jasniju osnovu za kasnije povezivanje CRM-a, POS-a ili financijskih procesa. Opseg treba odrediti prema poslovnom riziku, količini ručnog rada i kvaliteti dostupnih podataka.
Za pregled postojećih procesa, sustava i prioriteta koristan je ERP i procesni screening . Nakon takvog pregleda moguće je definirati vlasništvo podataka, tokove i kontrolne točke prije tehničke izvedbe. Ako vaša tvrtka želi procijeniti gdje dvostruki unos nastaje i koji povezani proces ima smisla prvo urediti, Razgovarajte s ORKA timom .