ERP za proračunske korisnike i fakultete treba povezati financijsko knjigovodstvo, robno-materijalno poslovanje, operativne evidencije i izvještavanje bez ručnog prepisivanja iste poslovne promjene kroz više evidencija. Cilj nije samo objediniti aplikacije, nego uspostaviti jasan tijek: tko pokreće nabavu, tko odobrava trošak, kada nastaje obveza, kako se evidentira prijem i kako se podaci pripremaju za izvještaje i upravljačke odluke.
U ustanovama se procesi često razvijaju po odjelima. Financije vode glavne knjige i obveze, nabava prati zahtjeve i narudžbenice, skladište evidentira ulaz i izdavanje materijala, a katedre, službe ili projekti održavaju vlastite radne popise. Takva podjela rada je razumljiva, ali bez dobro definiranih veza stvara dvostruki unos, neusklađene šifre, zakašnjela knjiženja i zahtjevno usklađivanje na kraju razdoblja.
Kod odabira ERP-a za fakultete ili druge ustanove često se najprije nabrajaju funkcionalni moduli. Korisnije je krenuti od događaja koji prolazi kroz ustanovu: zahtjev za nabavu, odobrenje, narudžba, primka, račun, plaćanje, izdavanje iz skladišta, raspodjela troška ili priprema izvještaja.
Svaki događaj mora imati:
Kada su te veze definirane, ERP može postati zajedničko operativno mjesto rada. Kada nisu, i tehnički povezan sustav može samo brže prenositi nedosljedne podatke.
Računovodstvo ustanova ne može ostati odvojeno od operativnog rada ako financijski izvještaji trebaju odražavati stvarne obveze, prijem robe, utrošak materijala i aktivnosti organizacijskih jedinica. Financijsko knjigovodstvo treba primati podatke iz prethodnih koraka, uz jasno određenu kontrolu prije knjiženja.
U praksi je važno dogovoriti odgovore na pitanja kao što su:
Odgovori ne moraju biti jednaki u svakoj ustanovi. Odgovori trebaju biti vidljivi u procesu, razumljivi korisnicima i podržani pravilima ovlaštenja. Tako se smanjuje potreba da računovodstvo naknadno traži kontekst po e-pošti, papirnatim mapama ili zasebnim tablicama.
Robno-materijalno poslovanje je važno ondje gdje ustanova nabavlja, zaprima, skladišti i izdaje materijal, sitni inventar ili drugu robu koju treba operativno pratiti. Na fakultetu to može uključivati laboratorijski potrošni materijal, uredski materijal, opremu za nastavu ili materijal za pojedine aktivnosti. Opseg i detalj praćenja ovise o stvarnom načinu rada ustanove.
Povezani proces obično počinje zahtjevom korisnika, nastavlja se odobravanjem i nabavom, a zatim obuhvaća prijem, evidentiranje lokacije ili zaduženja te izdavanje. Financijski učinak i operativni trag ne moraju nastati u istom trenutku, ali moraju biti međusobno razumljivi.
Korisne odluke prije konfiguracije sustava uključuju:
Bez ovih odluka, šifrarnik artikala brzo postaje skup neujednačenih naziva, a zalihe gube operativnu vrijednost. S druge strane, pretjerano detaljno praćenje može opteretiti korisnike i stvoriti više administracije nego koristi. Razina kontrole treba odgovarati riziku, vrijednosti i učestalosti pojedine vrste nabave.
Operativna evidencija nije nužno zaseban veliki sustav. To može biti strukturirani skup podataka o zahtjevima, ugovorima, projektima, laboratorijskim aktivnostima, prostorima, opremi ili drugim objektima koji su važni za rad ustanove. Podaci se ne smiju voditi samo kao slobodni tekst ako ih kasnije treba povezati s financijskim ili robnim dokumentom.
Primjerice, zahtjev za nabavu može sadržavati organizacijsku jedinicu, svrhu nabave, osobu koja zahtijeva materijal, planiranu aktivnost i izvor financiranja. Ti podaci ne zamjenjuju računovodstvenu obradu, ali računovodstvu daju osnovu za točnije razvrstavanje i provjeru.
Za ERP za proračunske korisnike posebno je korisno razlikovati podatke koji služe svakodnevnom radu od podataka koji se koriste za izvještavanje. Dio podataka može imati obje funkcije, ali svako polje treba imati vlasnika, definiciju i pravilo unosa. Ako nitko ne odgovara za kvalitetu šifrarnika organizacijskih jedinica, projekata ili izvora financiranja, izvještaji će prije ili poslije zahtijevati ručne korekcije.
Izvještaj ne rješava problem nekonzistentnog izvora podataka. Zato je prije izrade novih pregleda potrebno utvrditi iz kojih se transakcija izvještaj puni, koji je trenutak evidentiranja mjerodavan i tko potvrđuje podatke.
Ustanovi mogu biti potrebni pregledi obveza, potrošnje po organizacijskoj jedinici, narudžbi u tijeku, stanja zaliha, troškova po aktivnosti ili projektnoj oznaci te odstupanja u odnosu na interno planiranje. Pristup svim podacima pritom nije potreban svakom korisniku. Uloge, razine pristupa i pravila potvrđivanja dio su procesnog dizajna.
Dobro je razlikovati tri vrste izvještavanja:
Ista brojka može se pojaviti u više pregleda, ali njezino značenje mora biti dosljedno. Primjerice, naručena vrijednost, zaprimljena vrijednost, evidentirana obveza i plaćeni iznos nisu ista kategorija te ih izvještaj ne bi smio prikazivati kao istu stvar.
Zamislimo fakultet na kojem laboratorij predaje zahtjev za potrošnim materijalom. Voditelj ili druga ovlaštena osoba potvrđuje potrebu, nabava vodi postupak prema internom načinu rada ustanove, a nakon isporuke odgovorna osoba potvrđuje prijem. Skladište ili laboratorij evidentira količinu i mjesto na kojem se materijal nalazi ili troši. Računovodstvo zatim obrađuje račun uz podatke o dokumentima koji mu daju poslovni kontekst.
Povezani ERP proces ne prebacuje sve korake na jednu osobu. Naprotiv, odvaja uloge, ali čuva vezu između zahtjeva, narudžbe, prijema, računa i izdavanja. Tako se može utvrditi gdje je predmet u tijeku, bez ponovnog prikupljanja informacija iz više izvora.
Prije uvođenja ili promjene sustava korisno je za ovakav primjer označiti:
Povezivanje procesa nije samo tehnički projekt. Promjena šifrarnika, ovlaštenja ili redoslijeda rada utječe na ljude koji svakodnevno unose i potvrđuju dokumente. Stoga nije razumno pretpostaviti da će se svi postojeći postupci preslikati bez prilagodbe.
Nekoliko kompromisa pojavljuje se često:
Također, ovaj procesni pogled nije zamjena za pravnu, poreznu ili regulatornu provjeru. Ustanova treba zasebno provjeriti obveze koje se odnose na njezin status, izvore financiranja, interne akte i propise koji se na nju primjenjuju.
Prije odabira ili proširenja ERP-a, ustanovi se isplati napraviti pregled jednog do tri procesa s najvećim brojem ručnih prijenosa: primjerice nabava do računa, prijem i izdavanje materijala ili priprema periodičnih izvještaja. Za svaki proces treba popisati dokumente, uloge, šifrarnike, odobrenja, prijenose podataka i najčešće iznimke.
ORKA može pomoći strukturirati takav početni pregled kroz ERP i procesni screening , a pitanja o organizaciji računovodstvenih procesa možete povezati i s uslugom Računovodstvene usluge . Rezultat nije unaprijed zadano rješenje, nego jasnija osnova za odluku koje procese povezati, kojim redoslijedom i uz koju razinu kontrole.