Kontroling u maloj i srednjoj tvrtki je organiziran način uspoređivanja cilja, plana i stvarne realizacije kako bi uprava na vrijeme razumjela odstupanje i donijela odluku. Nije isto što i naknadna kontrola troška, niti je nužno poseban softverski modul. Vrijednost nastaje kada su financijski i operativni podaci povezani s odgovornošću i ritmom upravljanja.
Izvještaj nije cilj kontrolinga. Početno pitanje može biti zašto projekt troši više rada nego što je planirano, zašto prihod raste bez očekivanog novčanog učinka, gdje materijalni trošak odstupa ili koji dio prodajnog plana nema operativnu podlogu.
Za svako pitanje odredite osobu koja može djelovati, podatke koji joj trebaju i trenutak kada odluka još ima smisla. Izvještaj koji stigne nakon što je posljedicu više nemoguće promijeniti služi objašnjenju prošlosti, ali ne upravljanju.
Kontroler ili osoba koja vodi ovaj proces ne mora biti vlasnik svih rezultata. Njegova je uloga čuvati definicije, povezati podatke, pokazati odstupanje i pomoći završiti razgovor odlukom. Vlasnici prodaje, proizvodnje, projekta ili nabave odgovaraju za radnje u svojim procesima.
Plan bez pretpostavki je broj koji se teško može objasniti. Uz očekivani prihod zabilježite na kojim kupcima, količinama, cijenama ili terminima počiva. Uz trošak zabilježite planirani kapacitet, materijal, vanjsku uslugu ili drugi pokretač. Tako odstupanje pokazuje koja se pretpostavka promijenila.
Razlikujte cilj od plana. Cilj govori što organizacija želi postići. Plan opisuje put i resurse za ostvarenje. Prognoza je aktualna procjena ishoda na temelju novih činjenica. Ako se prognoza ne smije promijeniti zato što bi izgledala loše, uprava gubi rani signal i dobiva uljepšanu sliku.
Planirajte na razini na kojoj postoji vlasnik i odluka. Previše detalja stvara održavanje bez dodatne vrijednosti. Premalo detalja skriva izvor odstupanja. Odabrana razina treba voditi od ukupnog rezultata do odgovornog procesa.
Financijski rezultat treba se oslanjati na uredno financijsko knjigovodstvo , dok operativni kontekst dolazi iz prodaje, nabave, zalihe, proizvodnje ili projekta. Kontroling ne bi trebao stvarati još jednu ručnu tablicu koja pokušava biti mjerodavna za sve.
Dogovorite izvor za svaki pokazatelj, vrijeme osvježavanja i pravilo izračuna. Ako se prihod promatra po datumu računa, narudžbe ili isporuke, rezultat neće biti isti. Nijedna definicija nije automatski ispravna za svako pitanje, ali mora biti jasna i dosljedna.
Povežite sažetak s izvornim dokumentom ili zapisom gdje je moguće. Korisnik treba moći provjeriti koje stavke čine odstupanje. Tako se rasprava ne svodi na čiji je broj točan, a pogreška u podatku može se ispraviti na pravom mjestu.
Ukupno odstupanje je signal, ne dijagnoza. Može nastati zbog količine, cijene, miksa proizvoda ili usluga, vremena, kapaciteta, promjene opsega, kašnjenja ili pogrešnog knjiženja. Razlaganje treba slijediti poslovni model tvrtke.
Nemojte svako nepovoljno odstupanje automatski tumačiti kao neuspjeh. Dodatni trošak može biti posljedica svjesne odluke o većem opsegu ili kvaliteti. Povoljno odstupanje može skrivati neizvršenu aktivnost koja će se pojaviti kasnije. Kontekst odluke je zato dio analize.
Za važnu iznimku zabilježite uzrok koji je potvrđen, pretpostavku koja se još provjerava, vlasnika radnje i novu točku pregleda. Ako je isti uzrok čest, ne rješavajte ga svaki put kao pojedinačni incident nego promijenite pravilo procesa.
Neki se signali prate češće, primjerice novčana pozicija, otvorene obveze ili zastoj važnog naloga. Drugi imaju smisla u mjesečnom ili projektnom ciklusu. Nema koristi od dnevnog osvježavanja podatka o kojem se odlučuje samo povremeno.
Uvedite kratak operativni pregled iznimki i dublji periodični pregled rezultata i prognoze. Sastanak ne treba čitati sve tablice. Treba potvrditi što se promijenilo, kakva je posljedica, koja odluka slijedi i tko je provodi.
Vodič za operativno upravljanje pokazuje kako povezati ljude, procese, podatke i odluke. Kontroling je financijsko-operativni dio istog sustava: pokazatelj mora imati vlasnika, izvor i radnju.
Odaberite nekoliko odluka koje uprava danas donosi uz nepotpun ili zakašnjeli podatak. Za svaku dokumentirajte definiciju, izvor, vlasnika i ritam. Usporedite plan i realizaciju na dovoljno malom skupu da možete provjeriti svaki broj.
Zatim provedite nekoliko ciklusa. Uklonite pokazatelj koji ne mijenja odluku, pojasnite definiciju koja stvara spor i popravite izvor koji zahtijeva ručno prepisivanje. Tek nakon toga širite opseg.
Kontroling postaje koristan kada uprava ranije vidi promjenu pretpostavke i može djelovati. Ako želite prvo utvrditi gdje su podaci, odgovornosti i izvještaji razdvojeni, ERP i procesni screening može postaviti prioritetan put bez unaprijed zadanog alata.