Obveze i potraživanja daju upravi operativan pregled samo kada su knjiženja potpuna, datumi dospijeća točni, a otvorene stavke redovito usklađene. Na toj osnovi nastaje pregled novčanog toka za odluke o naplati, plaćanju i likvidnosti. Takva projekcija nije sigurna prognoza: ovisi o kvaliteti podataka i poslovnim pretpostavkama.
Račun evidentiran u glavnoj knjizi nije automatski i upravljački koristan podatak. Za upravljanje likvidnošću važno je znati komu društvo duguje, tko duguje društvu, koliki su iznosi, kada dospijevaju i postoji li razlog za očekivanu promjenu roka naplate ili plaćanja.
Pregled otvorenih stavki povezuje računovodstvenu evidenciju s tim pitanjima. U praksi uprava najčešće traži odgovore na nekoliko konkretnih tema:
Kvalitetno upravljačko izvještavanje ne zamjenjuje računovodstvo. Ono koristi pouzdanu računovodstvenu osnovu, dopunjuje je operativnim informacijama i prikazuje podatke u ritmu potrebnom za odluke.
Prvi uvjet nije složen izvještaj, nego dosljedan proces od zaprimanja dokumenta do zatvaranja stavke. Ako se ulazni računi zaprimaju sa zakašnjenjem, izlazni računi izdaju nakon dogovorenog roka ili se uplate ne povezuju na odgovarajuće račune, pregled će prikazivati iskrivljenu sliku.
Za upotrebljiv pregled obveza i potraživanja posebno su važni:
Datum dospijeća zaslužuje posebnu pažnju. On nije samo administrativni podatak. Pogrešan datum može pomaknuti očekivani odljev ili priljev u pogrešan tjedan, pa uprava donosi odluku na temelju pogrešnog redoslijeda prioriteta.
Proces također treba odrediti vlasništvo nad podacima. Računovodstvo može evidentirati dokument i provesti zatvaranje stavke, prodaja može potvrditi status naplate, nabava može objasniti plan plaćanja, a voditelj projekta može znati zašto je račun sporan. Bez takve podjele odgovornosti otvorene stavke često ostaju bez ažurnog poslovnog konteksta.
Popis otvorenih stavki postaje upravljački alat kada omogućuje prioritetizaciju. Sam ukupni iznos potraživanja nije dovoljan. Potrebno je razlikovati nedospjela potraživanja, dospjela potraživanja i iznose za koje postoji spor, reklamacija ili druga prepreka naplati.
Slična je logika kod obveza. Ukupan dug prema dobavljačima ne govori koji su računi dospjeli, koji čekaju odobrenje, koji su vezani uz ključnu isporuku i koji imaju ugovoreni rok plaćanja. Uprava pritom ne bi trebala koristiti pregled samo za odgodu plaćanja. Svrha je razumjeti redoslijed obveza, ugovorene uvjete i učinak svake odluke na poslovanje.
Koristan ritam pregleda može uključivati:
Ritam ovisi o obujmu transakcija, uvjetima plaćanja i promjenjivosti priljeva. Tvrtka s manjim brojem velikih računa često treba češći pregled pojedinačnih stavki. Tvrtka s velikim brojem manjih računa može više koristiti pravila za izdvajanje iznimaka.
Projekcija novčanog toka nije isto što i stanje na računu niti isto što i izvještaj o dobiti i gubitku. Ona prati očekivano vrijeme priljeva i odljeva novca. Zato se oslanja na otvorene stavke, ali ih ne preuzima bez procjene.
Jednostavan okvir može krenuti od četiri skupine podataka:
Otvoreni izlazni račun može biti dospio, ali naplata može kasniti zbog reklamacije ili dogovorenog novog roka. Otvoreni ulazni račun može dospjeti idući tjedan, ali možda čeka odobrenje zbog nepotpune isporuke. Projekcija treba takve informacije razlikovati od urednih stavki, a ne ih sakriti u jedinstvenom ukupnom iznosu.
Pretpostavimo da pregled za sljedeća dva tjedna pokazuje više dospjelih obveza nego očekivanih priljeva. Prvi korak nije automatsko zaključivanje o manjku novca. Potrebno je provjeriti najveća potraživanja: jesu li računi poslani, postoje li potvrde isporuke, je li naplata najavljena, postoji li spor i tko kontaktira kupca.
Zatim treba razmotriti obveze: koje su ugovoreno dospjele, koje ovise o odobrenju, koje su ključne za kontinuitet proizvodnje ili usluge te postoje li već usuglašeni termini plaćanja. Uprava tada može odlučiti pojačati naplatu, promijeniti raspored plaćanja unutar ugovornih okvira, odgoditi neobavezni izdatak ili ažurirati plan.
Vrijednost pregleda nije u prividno točnom broju za svaki budući dan. Vrijednost je u ranom otkrivanju razlike između očekivanih priljeva i odljeva te u jasnom popisu odluka i odgovornosti.
Projekcija novčanog toka ovisi o potpunim podacima i poslovnim pretpostavkama. Ne može ukloniti neizvjesnost naplate, promjene u narudžbama, reklamacije, promjene rokova, neplanirane troškove ili odluke kupaca i dobavljača.
Zato izvještaj treba jasno pokazati što je evidentirano, što je planirano i što je procijenjeno. Korisno je označiti stavke koje nose veći rizik ili traže potvrdu poslovnog vlasnika. Takav pristup sprječava miješanje računovodstvene činjenice s procjenom budućeg ponašanja partnera.
Previše detalja također može otežati odluku. Upravi često treba sažetak po razdobljima, najvećim partnerima i iznimkama, dok računovodstvo i operativni timovi trebaju detalj po dokumentu. Jedan izvor podataka može podržati oba pogleda ako su šifre, statusi i pravila ažurni.
Praktičan početak je pregled postojećeg procesa za izlazne i ulazne račune, bankovne uplate, zatvaranje stavki i kontrolu dospijeća. Nakon toga vrijedi dogovoriti tko ažurira poslovne pretpostavke, koliko često se pregled analizira i koje iznimke odmah idu upravi.
Računovodstvene usluge mogu pomoći u sagledavanju računovodstvene osnove, dok Povezano poslovanje otvara temu povezivanja procesa i podataka potrebnih za redovit upravljački pregled. Kada je potrebno definirati konkretan opseg izvještavanja, ritam rada i odgovornosti, Razgovarajte s ORKA timom .