Organizacija ne treba čekati potpuni operativni kaos, ali ne treba ni kupovati ERP samo zato što raste. Pravi trenutak nastaje kada ključne odluke ovise o ručnom spajanju podataka, procesi se razlikuju po osobi ili lokaciji, a svaka nova promjena povećava broj privremenih rješenja. Tada postojeći alati više ne štede fleksibilnost; počinju je ograničavati.
Problemi mogu biti očiti, a projekt i dalje prerano pokrenut. ERP traži poslovnog sponzora koji može donositi odluke između odjela, vlasnike procesa koji imaju vrijeme za projekt i tim spreman očistiti podatke. Ako organizacija od implementatora očekuje samostalno rješavanje svojih nesuglasica, projekt će te nesuglasice samo preseliti u konfiguraciju.
Pričekajte ako organizacija istodobno mijenja vlasničku strukturu, ključni poslovni model i vodeći tim, a nitko ne može potvrditi ciljani način rada. Pričekajte i ako se ERP promatra kao isključivo IT nabava bez vremena poslovnih korisnika. Odgoda nije pasivnost: razdoblje treba iskoristiti za screening, čišćenje podataka, stabilizaciju prioriteta i pripremu vlasnika procesa.
Čekanje postaje skuplje kada svaka nova lokacija, kupac ili proizvod povećava broj ručnih usklađenja; kada odluke kasne jer nitko ne vjeruje zajedničkom izvještaju; ili kada odlazak jedne osobe ugrožava kontinuitet procesa. U tim situacijama organizacija već plaća sustav — samo kroz skriveno vrijeme, pogreške i propuštenu mogućnost upravljanja.
Zrelo ulaganje može početi fazno: zajednički matični podaci i financijski temelj, zatim prodaja i nabava, pa proizvodnja ili specifični moduli. Faze moraju dijeliti ciljanu arhitekturu kako se ne bi stvorili novi otoci. Manji opseg smanjuje rizik samo ako je granica jasna i sljedeći korak unaprijed razumljiv.
Pravo vrijeme za ERP nije kada organizacija želi novi softver, nego kada može jasno odlučiti koje procese, podatke i odgovornosti mora urediti.