ERP može provjeriti obavezno polje, usmjeriti dokument, izračunati vrijednost i spriječiti nedopuštenu radnju. Ne može sam dogovoriti zašto dva odjela koriste različite definicije prioriteta, tko smije odobriti iznimku ili je li korak naslijeđena navika bez poslovne vrijednosti. Te odluke moraju prethoditi automatizaciji.
Najveći rizik nije da će sustav odbiti loš proces. Rizik je da će ga dosljedno provoditi. Ručni način rada ponekad skriva nelogičnost jer je iskusna osoba prešutno ispravlja. Nakon standardizacije ista nelogičnost prolazi kroz veći broj transakcija i postaje dio izvještaja.
Prodaja želi brzo potvrditi rok, nabava treba znati dostupnost, proizvodnja kapacitet, a financije kreditni rizik i maržu. Ako svaki odjel provjerava svoj dio nakon što je kupcu već dano obećanje, ERP samo ubrzava prijenos konflikta. Ciljani proces prvo određuje koje provjere prethode potvrdi, koje su informativne, a koje mogu zaustaviti narudžbu.
Sustav tada ne nameće administraciju radi administracije. On u pravom trenutku okuplja činjenice potrebne za odgovornu odluku. Standardni slučaj prolazi brzo, a iznimka dobiva jasan razlog, vlasnika i rok. To je razlika između digitaliziranog obrasca i stvarno upravljanog procesa.
Korisnici trebaju pokazati stvarni rad, rubne slučajeve i posljedice pogreške. Projektni tim zatim mora razlikovati nužnu poslovnu potrebu od osobne preferencije. Dobar kriterij nije sviđa li se nekome ekran, nego može li osoba izvršiti odgovornost bez paralelnog alata, nepotrebnog koraka i gubitka traga.
Ne automatizirajte korak dok ne znate koju odluku podržava, tko je odgovoran i što se događa kada standardni slučaj ne vrijedi.