Sljedivost u proizvodnji počinje povezivanjem četiri zapisa: primljenog materijala, njegove serije ili lota, radnog naloga i serije gotovog proizvoda. Kada su veze evidentirane u trenutku prijema, utroška, proizvodnje i otpreme, organizacija može rekonstruirati tijek materijala u oba smjera: od dobavljača do kupca i od gotovog proizvoda natrag do ulaznih komponenti. Bez dosljedne evidencije i uređenih šifarnika ni ERP ne može pouzdano nadoknaditi nedostajuće podatke.
Problem se često pokaže tek kada proizvodnja mora pronaći odgovor na konkretno pitanje: u koje je gotove proizvode ugrađen materijal iz određene primke, iz koje je serije sastojak potrošen ili kroz koje je operacije prošao određeni komad robe.
Dobro postavljena sljedivost u proizvodnji treba omogućiti brzu provjeru najmanje ovih veza:
Ovaj skup podataka nije samo izvještaj. To je lanac evidencija. Svaka karika mora sadržavati identitet artikla, količinu, jedinicu mjere, datum i poslovni događaj koji je povezuje s prethodnom i sljedećom karikom.
Sljedivost počinje na prijemu robe. Materijal treba imati jednoznačnu šifru artikla, a po potrebi i seriju, lot, rok trajanja, dobavljačevu oznaku te dokument prijema. Ako dobavljač isporučuje više serija istog artikla, svaku seriju treba evidentirati odvojeno.
U praksi je važno razlikovati identitet artikla od identiteta serije. Šifra artikla govori o kojem se materijalu radi. Serija govori o kojoj konkretnoj količini tog materijala, iz određenog prijema ili proizvodnog ciklusa, radi se u evidenciji.
Primjerice, dva pakiranja istog materijala mogu imati istu šifru artikla, ali različite serije. Ako se serije spoje u jednu zalihu bez oznake podrijetla, kasnija rekonstrukcija postaje procjena, a ne provjerljiva evidencija.
Nakon prijema, materijal se premješta, rezervira i izdaje na radni nalog. Upravo je izdavanje trenutak u kojem praćenje serija mora povezati skladišnu seriju s konkretnim proizvodnim nalogom.
Evidencija izdavanja treba pokazati:
Ako se materijal izdaje skupno za više naloga, a stvarni utrošak ostane nepoznat, sljedivost se prekida. Organizacija tada može znati što je fizički napustilo skladište, ali ne i u koji je proizvod ugrađeno.
Radni nalog povezuje planiranu i stvarnu proizvodnju. Na njemu su artikl koji se proizvodi, planirana količina, sastavnica, radne operacije i stvarno utrošeni materijal.
Sastavnica određuje očekivani sastav proizvoda. Za sljedivost je ipak presudna stvarna potrošnja. Zamjena materijala, odstupanje u količini, dodatni utrošak ili povrat materijala trebaju ostaviti trag na nalogu. Samo planirana sastavnica ne dokazuje koju je seriju proizvodnja stvarno upotrijebila.
Kod višefazne proizvodnje vrijedi povezati i poluproizvode. Serija poluproizvoda može biti izlaz jedne operacije i ulaz sljedeće. Bez te veze sustav može pokazati početni materijal i završni proizvod, ali ne i ključne međukorake procesa.
Završetak radnog naloga treba stvoriti ili potvrditi seriju gotovog proizvoda. Ta serija nasljeđuje vezu prema stvarno utrošenim ulaznim serijama i prema nalogu na kojem je nastala.
Nakon skladištenja i otpreme, evidencija treba povezati seriju gotovog proizvoda s izlaznim dokumentom, kupcem ili odredištem, u opsegu koji poslovni proces traži. Tada je moguće krenuti unatrag od otpremljene serije prema nalogu i materijalu ili unaprijed od problematične ulazne serije prema zalihama, proizvodnji i isporukama.
Pretpostavimo proizvodnju serije gotovog artikla G-240. Radni nalog RN-184 koristi dva ulazna materijala: komponentu A iz serije A-782 i komponentu B iz serije B-119. Tijekom procesa nastaje poluproizvod P-240, a nakon završne operacije serija gotovog proizvoda G-240.
Pouzdan zapis lanca izgleda ovako:
Ako se naknadno utvrdi pitanje vezano uz seriju A-782, organizacija može provjeriti preostalu zalihu te pronaći naloge, poluproizvode, gotove serije i otpreme povezane s tom serijom. Ako upit kreće od G-240, isti lanac vodi prema materijalima i prijemima.
ERP proizvodnja može strukturirati ove podatke, ali prvo treba odrediti pravila procesa. Najvažnije odluke nisu tehničke.
Ne treba svaki artikl pratiti jednakom detaljnošću. Za neke materijale dovoljna je evidencija po artiklu i lokaciji. Za druge je nužna serija, lot, rok trajanja, pojedinačna jedinica ili kombinacija tih oznaka.
Kriterij može uključivati svojstva materijala, rizik zamjene, promjenjivost kvalitete, zahtjeve kupaca, interne kontrole i složenost proizvodnje. Preširoko praćenje povećava broj unosa. Preslabo praćenje ostavlja praznine upravo kod artikala za koje je rekonstrukcija najvažnija.
Šifarnik artikala, jedinica mjere, skladišnih lokacija, serija, sastavnica i operacija mora koristiti jasna pravila. Dvostruke šifre, slobodan unos naziva i nedosljedne jedinice mjere stvaraju zapise koje je teško povezati.
Posebnu pažnju treba dati odnosu osnovne i radne jedinice mjere. Ako se materijal prima u kilogramima, izdaje u komadima, a troši u drugoj mjeri bez definiranih pretvorbi, odstupanje može biti stvarno ili samo posljedica lošeg podatka.
Naknadni unos može imati poslovno opravdanje, ali nosi rizik pogrešne serije, količine ili naloga. Proces treba jasno odrediti tko evidentira prijem, izdavanje, povrat, škart, završetak operacije i otpremu.
Oznake na pakiranju, radnim nalozima i skladišnim lokacijama trebaju odgovarati oznakama u sustavu. Ručno prepisivanje nije nužno pogrešno, ali traži dodatne kontrole. Skeniranje oznaka može smanjiti broj prijepisa samo ako su šifre i pravila evidentiranja prethodno dobro postavljeni.
Sljedivost nije automatsko svojstvo ERP-a. Sustav može spremiti i povezati podatke, ali ne može utvrditi koja je serija stvarno potrošena ako korisnik evidentira približnu ili pogrešnu seriju.
Najčešći prekidi nastaju kada se:
Postoji i praktičan kompromis. Veća detaljnost poboljšava mogućnost rekonstrukcije, ali povećava broj koraka na prijemu, u skladištu i na proizvodnoj liniji. Dobar model ne prikuplja svaki mogući podatak. Prikuplja podatke potrebne za stvarne odluke i osigurava njihovu dosljednost.
Prije promjene sustava ili pravila rada korisno je proći nekoliko stvarnih scenarija. Odaberite jednu ulaznu seriju i pokušajte pronaći sve proizvode u kojima je utrošena. Zatim odaberite jednu gotovu seriju i pokušajte pronaći materijale, nalog i operacije povezane s njezinim nastankom.
Ako odgovor zahtijeva pretraživanje papira, razgovore s više osoba ili pretpostavke, treba identificirati točku prekida. Pitanja za provjeru uključuju:
Za pregled procesa, šifarnika i povezanosti naloga sa stvarnim utroškom, pogledajte ORKA za proizvodnju . Ako u proizvodnji već postoji konkretan prekid u praćenju serija, Razgovarajte s ORKA timom uz jedan stvarni primjer materijala, naloga i gotovog proizvoda. Takav primjer najbrže pokazuje koje podatke treba povezati i gdje evidencija danas gubi kontinuitet.