Rezultat ERP screeninga je odluka utemeljena na jasnijoj slici poslovanja, a ne gotova ERP implementacija. Uprava nakon screeninga treba vidjeti kako procesi, podaci, sustavi i odgovornosti danas funkcioniraju, gdje nastaju rizici te koje scenarije vrijedi razraditi prvo. Vrijednost screeninga nije u popisu problema, nego u mogućnosti prioritizacije ulaganja, promjena i odluka koje još nemaju vlasnika ili potvrđen smjer.
Dobro vođen screening pretvara raspravu o ERP-u iz općih pretpostavki u skup provjerljivih nalaza. Ne odgovara samo na pitanje treba li zamijeniti sustav. Pomaže utvrditi što treba urediti prije promjene, što može ostati, koje integracije nose poslovni rizik i gdje postoji ovisnost o pojedincu, ručnom radu ili nepouzdanim podacima.
U praksi, rezultat ERP screeninga najčešće uključuje nekoliko povezanih izlaza:
Takav paket ne zamjenjuje projektnu specifikaciju, odabir rješenja ni plan uvođenja. On stvara podlogu za te korake. Uprava stoga može razlikovati hitan operativni problem od zahtjeva koji izgleda važan samo zato što je dugo prisutan u internim raspravama.
ERP analiza procesa počinje poslovnim tijekom rada, a ne popisom modula. Potrebno je pratiti kako nalog, materijal, usluga, dokument ili financijska stavka prolazi kroz organizaciju. U proizvodnom okruženju to može obuhvatiti planiranje, nabavu, skladište, proizvodnju, kontrolu, otpremu, fakturiranje i računovodstveno zatvaranje. U drugim poslovnim modelima naglasak može biti na prodaji, ugovorima, uslugama, projektima ili obračunu.
Mapa procesa ne treba prikazati svaki klik u postojećem alatu. Treba pokazati:
Uz procesnu mapu nastaje i mapa sustava. Ona povezuje poslovne aktivnosti s postojećim ERP-om, specijaliziranim aplikacijama, tablicama, dokumentima i komunikacijskim kanalima. Upravi takav prikaz pomaže vidjeti gdje jedna poslovna odluka ovisi o više nepovezanih izvora te gdje se isti podatak održava na nekoliko mjesta.
Ovo nije samo dokumentiranje postojećeg stanja. Razgovor o mapi često otkriva razliku između službenog procesa i stvarnog načina rada. Ta razlika može biti opravdana poslovnom potrebom, ali može ukazivati i na nedostatak kontrole, nejasnu odgovornost ili ograničenje sustava.
Screening treba odvojiti problem sustava od problema podataka. Novi ERP neće sam urediti šifrarnik artikala, kupaca, dobavljača, sastavnica, radnih naloga ili kontnog plana. Također neće automatski odrediti tko smije otvoriti novu šifru, promijeniti status ili potvrditi podatak kao ispravan.
Nalazi o podacima obično pokrivaju pitanja poput ovih:
Sličan pristup vrijedi za integracije. Važno je evidentirati što se razmjenjuje, kojim putem, koliko često i što se događa kada prijenos ne uspije. Integracija može biti izravna veza aplikacija, razmjena datoteka, ručni uvoz ili radnja koju izvodi jedna osoba prema nepisanom pravilu. Svaki od tih obrazaca može biti prihvatljiv u određenom opsegu, ali screening treba iznijeti njegov trošak, rizik i ovisnost.
Posebno vrijedi razlikovati integraciju koja je nužna za kontinuitet poslovanja od integracije koja bi samo povećala praktičnost. Bez te razlike projekt može prerano proširiti opseg ili zanemariti vezu važnu za obračun, sljedivost, isporuku ili upravljačko izvještavanje.
Popis rizika bez konteksta lako postane još jedan dokument. Korisniji nalaz povezuje svaki rizik s procesom, posljedicom, vlasnikom i mogućom odlukom.
Rizik može nastati zbog ručnog prepisivanja narudžbi, nedostatka kontrole nad promjenama cijena, nepovezanog skladišnog stanja ili oslanjanja na tablicu koju održava jedna osoba. Ovisnost može biti vezana uz vanjsku aplikaciju, poslovno pravilo koje nitko nije formalizirao, raspoloživost ključnog zaposlenika ili kvalitetu podataka iz drugog sustava.
Za svaku važniju stavku korisno je razmotriti četiri pitanja:
Ovaj okvir sprječava dva česta ekstrema: pokušaj rješavanja svega u prvom valu i odgađanje pitanja koja mogu ugroziti osnovni rad nakon promjene sustava.
Screening treba izabrati poslovne scenarije na kojima će organizacija provjeravati buduće opcije. Scenarij nije naziv funkcionalnosti poput nabave ili proizvodnje. To je konkretan poslovni tok s ulazima, pravilima, iznimkama i očekivanim ishodom.
Primjerice, proizvodna organizacija može kao prioritet postaviti scenarij od potvrđene narudžbe do isporuke: provjera raspoloživosti, planiranje materijala, otvaranje radnog naloga, evidentiranje utroška, promjena roka, otprema i financijsko knjiženje. Drugi scenarij može obuhvatiti reklamaciju kupca i korekciju zaliha. To nisu preporuke za svaki poslovni model, nego primjer razine konkretnosti potrebne za procjenu.
Prioritet se može procjenjivati kroz nekoliko kriterija:
Konačni prioritet nije matematički rezultat sam po sebi. To je upravljačka odluka koja uzima u obzir strategiju, raspoloživi kapacitet i prihvatljiv rizik. Screening daje podlogu za tu odluku, ali je ne može donijeti umjesto uprave.
ERP roadmap ne mora početi datumima i dugim popisom funkcionalnosti. U početnoj fazi korisnije je organizirati rad kroz odluke i ovisnosti. Primjer slijeda može izgledati ovako:
Takav ERP roadmap pokazuje redoslijed razmišljanja, ne obećava unaprijed fiksan plan implementacije. Neke organizacije nakon screeninga mogu potvrditi potrebu za širim ERP projektom. Druge mogu prvo urediti podatke, promijeniti procesnu odgovornost, stabilizirati integraciju ili riješiti ograničeni dio poslovanja. Oba ishoda mogu biti razumna ako proizlaze iz nalaza i jasno postavljenih prioriteta.
Screening ima granice. Ne zamjenjuje detaljno oblikovanje budućih procesa, konfiguraciju sustava, migracijske probe, razvoj integracija, testiranje ni upravljanje promjenom. Također ne može ukloniti neslaganje među vlasnicima procesa. Može ga učiniti vidljivim, opisati posljedice i pripremiti teren za odluku.
Ponekad će nalaz pokazati potrebu za dodatnim radom prije sljedećeg koraka. To može biti detaljnija analiza troškovnog obračuna, provjera kvalitete matičnih podataka, obrada specifičnih proizvodnih pravila ili razgovor s vanjskim pružateljem sustava. Takav zaključak nije neuspjeh screeninga. On štiti organizaciju od ulaska u projekt s nerazriješenim pretpostavkama.
Vrijednost screeninga zato treba procjenjivati prema kvaliteti pitanja na koja je uprava sada sposobna odgovoriti: što mijenjamo, zašto, kojim redoslijedom, tko preuzima odgovornost i što još moramo potvrditi.
Nakon screeninga korisno je održati radnu sjednicu s upravom i vlasnicima procesa. Cilj sjednice nije ponovno prolaziti svaki nalaz, nego potvrditi prioritete, dodijeliti vlasnike otvorenim odlukama i utvrditi što ulazi u sljedeću fazu.
Za organizacije koje tek postavljaju okvir takvog rada, ERP i procesni screening može poslužiti kao polazište za razgovor o potrebnom opsegu. Kada su nalazi već dostupni, Razgovarajte s ORKA timom radi strukturirane provjere procesa, podataka, integracija i mogućih sljedećih koraka.