Το νομικό πλαίσιο των ΔΣΑ
Πως λειτουργεί ένα ΔΣΑ
Η χρήση ηλεκτρονικών καταλόγων στα ΔΣΑ
Κίνητρα και οφέλη για τις αναθέτουσες αρχές
Κίνητρα και οφέλη για τους προμηθευτές
Το 2017 εκδόθηκε ανακοίνωση της Επιτροπής προς το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο, την Ευρωπαϊκή Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή και την Επιτροπή των Περιφερειών, με τίτλο «Να γίνουν οι δημόσιες συμβάσεις προμηθειών αποτελεσματικές μέσα στην Ευρώπη και για την Ευρώπη» . Η ανακοίνωση εξετάζει τις ακόλουθες έξι στρατηγικές προτεραιότητες και τους τομείς των δημόσιων συμβάσεων που πρέπει να βελτιωθούν:
μέριμνα για την ευρύτερη χρήση στρατηγικών δημόσιων προμηθειών·
ενίσχυση του επαγγελματικού χαρακτήρα των αγοραστών του δημόσιου τομέα·
βελτίωση της πρόσβασης στις αγορές δημόσιων προμηθειών·
αυξανόμενη διαφάνεια και ακεραιότητα, καλύτερα δεδομένα·
προώθηση της ψηφιοποίησης των δημόσιων προμηθειών· και
συνεργασία με στόχο την από κοινού σύναψη δημόσιων συμβάσεων προμηθειών.
Η χρήση Δυναμικών Συστημάτων Αγορών (ΔΣΑ) θα συμβάλει και στις έξι προτεραιότητες και θα δώσει άμεση ώθηση σε τουλάχιστον τρεις από αυτές. Τα ΔΣΑ αυξάνουν τον ανταγωνισμό και δεδομένου ότι πρόκειται για ανοικτό σύστημα, βελτιώνει την πρόσβαση στις δημόσιες συμβάσεις και οι ΜΜΕ θα μπορούν να συμμετέχουν ευκολότερα σε ανταγωνιστικές διαδικασίες. Σήμερα, πολλές αναθέτουσες αρχές χρησιμοποιούν συμφωνίες-πλαίσια ως αποτελεσματικό εργαλείο για την αγορά αγαθών, υπηρεσιών και έργων. Ωστόσο, οι συμφωνίες-πλαίσια σημαίνουν ότι η σχετική αγορά θα είναι κλειστή για όλους τους άλλους προμηθευτές που δεν αποτελούν μέρος της συμφωνίας-πλαισίου. Οι δυνητικοί προμηθευτές δεν μπορούν να συμμετάσχουν σε ανταγωνιστική διαδικασία μέχρι να γίνουν δεκτοί στο πλαίσιο της επόμενης σύμβασης, η οποία μπορεί να είναι έως και τέσσερα έτη αργότερα, ή ακόμη και περισσότερο σε ορισμένες περιπτώσεις. Η χρήση ΔΣΑ είναι ένας τρόπος υπέρβασης αυτού του εμποδίου, δεδομένου ότι μπορούν να ενταχθούν νέοι προμηθευτές ανά πάσα στιγμή. Αυτή η τεχνική αγορών επιτρέπει στις αναθέτουσες αρχές να έχουν στη διάθεσή τους ένα ιδιαίτερα ευρύ φάσμα προσφορών και, συνεπώς, να εξασφαλίζουν την καλύτερη δυνατή χρησιμοποίηση των δημόσιων πόρων, αυξάνοντας τον ανταγωνισμό όταν πρόκειται για συνηθισμένα ή έτοιμα προς χρήση προϊόντα, έργα ή υπηρεσίες που είναι κατά κανόνα διαθέσιμες στην αγορά.
Το ΔΣΑ είναι μια διαδικασία δύο σταδίων. Πρώτον, πρέπει να συγκροτηθεί το ΔΣΑ και να προεπιλεγούν (να γίνουν δεκτοί στο σύστημα) οι προμηθευτές. Στη συνέχεια, ακολουθεί πρόσκληση υποβολής προσφορών για συγκεκριμένη σύμβαση, η οποία απευθύνεται στους προμηθευτές που έχουν προεπιλεγεί. Το ΔΣΑ λειτουργεί ως εξ ολοκλήρου ηλεκτρονική διαδικασία και είναι ανοικτό καθ’ όλη την περίοδο ισχύος του συστήματος αγορών σε κάθε οικονομικό φορέα που πληροί τα κριτήρια επιλογής. Οι οδηγίες αναφέρονται σε κριτήρια επιλογής, αλλά αυτά πρέπει να ερμηνεύονται και ως κριτήρια αποκλεισμού. Εφαρμόζεται το ΕΕΕΣ , συμπεριλαμβανομένων τόσο των κριτηρίων επιλογής όσο και των κριτηρίων αποκλεισμού . Το νομικό πλαίσιο καλύπτει την θεματολογία των παρακάτω:
ΔΣΑ για αγορές που είναι γενικώς διαθέσιμες στην αγορά
Διαδικασία για το ΔΣΑ και προθεσμίες
Υπεύθυνη δήλωση / ΕΕΕΣ
Περίοδος ισχύος του ΔΣΑ
Μπορείτε να διαβάσετε αναλυτικά την επίσημη ανακοίνωση .
Η λειτουργία ενός δυναμικού συστήματος αγορών χωρίζεται σε δύο μέρη:
Συγκρότηση ΔΣΑ (Προετοιμασία ΔΣΑ, Προεπιλογή προμηθευτών)
Διαχείριση ΔΣΑ (Διεξαγωγή διαγωνισμών, Εκτέλεση συμβάσεων, Προεπιλογή προμηθευτών)
Σχεδιασμός διαδικασίας: Κατά τον σχεδιασμό της διαδικασίας, θα πρέπει να σχεδιάζεται ολόκληρος ο κύκλος ζωής του ΔΣΑ. Αυτό περιλαμβάνει τη συγκρότηση και τη διαχείριση του ΔΣΑ.
Συλλογή πληροφοριών: Πρέπει να συγκεντρωθούν όλες οι πληροφορίες: ιστορικά δεδομένα, πληροφορίες σχετικά με τις τρέχουσες ανάγκες, καθώς και πληροφορίες σχετικά με πιθανές μελλοντικές εξελίξεις.
Ανάλυση δεδομένων: Στο στάδιο αυτό θα πρέπει να εξετάζεται ο τρόπος συγκρότησης ενός εύρωστου ΔΣΑ και η στρατηγική χρήση τμημάτων και κατηγοριών προϊόντων.
Κατάρτιση εγγράφων: Για να αυτοματοποιηθούν οι διαδικασίες, τα έγγραφα θα πρέπει να καταρτίζονται σύμφωνα με δομημένο μορφότυπο.
Δημοσίευση προκήρυξης
Παραλαβή και άνοιγμα αιτήσεων: Ο ελάχιστος χρόνος για την παραλαβή των αιτήσεων είναι 30 ημέρες από τη δημοσίευση της προκήρυξης. Όλες οι αιτήσεις συμμετοχής μπορούν να ανοίγονται μόλις παραληφθούν.
Εξέταση αιτήσεων: Κανονικά θα πρέπει να είναι 10 εργάσιμες ημέρες. Μπορεί να παραταθεί προκειμένου να δοθεί επαρκής χρόνος για την αρχική εξέταση. Αυτό αναφέρεται στην προκήρυξη.
Ενημέρωση προμηθευτών: Δεν μπορεί να δρομολογηθεί πρόσκληση υποβολής προσφορών για την πρώτη συγκεκριμένη σύμβαση πριν εξεταστούν οι αιτήσεις.
Παραλαβή αιτήσεων: Οι ενδιαφερόμενοι προμηθευτές μπορούν να υποβάλουν αίτηση συμμετοχής ανά πάσα στιγμή μετά τη συγκρότηση του ΔΣΑ.
Εξέταση αιτήσεων: Κανονικά θα πρέπει να είναι 10 εργάσιμες ημέρες, αλλά μπορεί να παραταθεί σε 15 εργάσιμες ημέρες. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να ενημερωθεί ο προμηθευτής.
Ενημέρωση προμηθευτών
Πρόσκληση προεπιλεγμένων προμηθευτών: Τουλάχιστον 10 ημέρες.
Άνοιγμα προσφορών: Όλες οι προσφορές ανοίγονται μετά την προθεσμία υποβολής.
Αξιολόγηση προσφορών
Ανάθεση σύμβασης και ενημέρωση του νικητή
Δημοσίευση γνωστοποίησης συναφθείσας σύμβασης: Εντός 30 ημερών για την εν λόγω συγκεκριμένη σύμβαση ή συγκεντρωτικά σε τριμηνιαία βάση
Στο πλαίσιο των ΔΣΑ, όπου κάθε απόκτηση είναι αποτέλεσμα ψηφιακής προκήρυξης διαγωνισμού, οι ηλεκτρονικοί κατάλογοι (eCatalogues) μπορούν να αποτελέσουν ισχυρό εργαλείο για τη διευκόλυνση της διεξαγωγής απλουστευμένης και τυποποιημένης διαδικασίας υποβολής προσφορών. Επιπλέον, η χρήση ηλεκτρονικών καταλόγων ενδείκνυται ιδιαίτερα στα ΔΣΑ και στις συμφωνίες-πλαίσια όπου ο αριθμός των εμπλεκόμενων αγοραστών και προμηθευτών είναι μεγάλος και όπου οι χρήστες ενδέχεται να μην έχουν λεπτομερή γνώση των χαρακτηριστικών του πλήρους φάσματος προϊόντων και υπηρεσιών. Υπό αυτές τις συνθήκες, οι μορφότυποι ηλεκτρονικών καταλόγων και οι κανόνες διαχείρισης μπορούν να είναι η μεταφορά γνώσεων από τον φορέα που συγκροτεί ένα ΔΣΑ στους οικονομικούς φορείς. Εάν ο φορέας που συγκροτεί ένα ΔΣΑ είναι κεντρική αρχή αγορών, τότε πρόκειται ακόμη και για μεταβίβαση γνώσεων στις αναθέτουσες αρχές. Ανάλογα με τους στόχους και τον ρόλο της αναθέτουσας αρχής που συγκροτεί το ΔΣΑ (κεντρική αρχή αγορών ή συγκεκριμένη αναθέτουσα αρχή), θα μπορούσαν να υιοθετηθούν ηλεκτρονικοί κατάλογοι σύμφωνα με δύο βασικά λειτουργικά μοντέλα :
Οι προμηθευτές καταρτίζουν ηλεκτρονικούς καταλόγους, τους οποίους υποβάλλουν για να ανταποκριθούν σε κάθε προκήρυξη διαγωνισμού. Ο ηλεκτρονικός κατάλογος είναι το υπόδειγμα το οποίο παρέχει η αναθέτουσα αρχή και το οποίο συμπληρώνει ο προμηθευτής.
Οι προμηθευτές καταρτίζουν ηλεκτρονικούς καταλόγους προκειμένου να συμμετάσχουν στο ΔΣΑ και τους ενημερώνουν ώστε να ανταποκρίνονται σε κάθε προκήρυξη διαγωνισμού.
Δυνατότητα προσέλκυσης περισσότερων προσφορών από ευρύτερο κύκλο οικονομικών φορέων ως απάντηση σε προσκλήσεις υποβολής προσφορών για συγκεκριμένες συμβάσεις, επειδή το ΔΣΑ είναι ανοικτό για νέους προμηθευτές κατά τη διάρκεια της περιόδου ισχύος.
Τα ΔΣΑ μπορούν να υποδιαιρούνται σε μικρότερα τμήματα ή κατηγορίες με σύναψη συγκεκριμένων συμβάσεων στο πλαίσιο αυτών των κατηγοριών. Μια σειρά μικρότερων μεμονωμένων αγορών (σε σύγκριση με το σύνολο του ΔΣΑ ή της συμφωνίας πλαισίου που καλύπτει τον ίδιο τομέα) θα είναι κατά πάσα πιθανότητα ελκυστικότερη για τις ΜΜΕ ώστε να συμμετάσχουν.
Το ΔΣΑ είναι ανοικτό για νέους προμηθευτές κατά τη διάρκεια της περιόδου ισχύος του ΔΣΑ. Αυτό δίνει τη δυνατότητα να υπάρχουν περισσότεροι προμηθευτές σε σύγκριση με μια συμφωνία-πλαίσιο ή σύμβαση-πλαίσιο, οι οποίες συνήθως συνάπτονται με έναν ή λίγους προμηθευτές. Δεν υπάρχει περιορισμός όσον αφορά τον αριθμό των δυνητικών προμηθευτών σε ένα ΔΣΑ.
Δεδομένου ότι οι συγκεκριμένες συμβάσεις στο πλαίσιο ενός ΔΣΑ πραγματοποιούνται σε συνεχή βάση, τα προϊόντα μπορούν να επικαιροποιούνται με κάθε συγκεκριμένη σύμβαση . Μια συμφωνία-πλαίσιο με συγκεκριμένα προϊόντα δεν παρέχει πάντα αυτή τη δυνατότητα. Τα επικαιροποιημένα προϊόντα μπορούν να οδηγήσουν σε γενική βελτίωση των δυνατοτήτων σύναψης δημόσιων συμβάσεων για καινοτόμα αγαθά ή υπηρεσίες. Μπορεί επίσης να σημαίνει βελτίωση των ικανοτήτων όσων συμμετέχουν στη διαδικασία σύναψης συμβάσεων.
Το χρονικό πλαίσιο για τη σύναψη συγκεκριμένων συμβάσεων είναι σύντομο σε σύγκριση με άλλα είδη διαδικασιών. Η συμμετοχή μόνο προεπιλεγμένων προμηθευτών σε αυτές μπορεί να θεωρηθεί ως απλούστευση της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων.
Η χρήση ΔΣΑ μπορεί να κλιμακωθεί με καλύτερο τρόπο συγκριτικά με άλλα είδη διαδικασιών . Ένα ΔΣΑ που χρησιμοποιείται συχνά μπορεί να προσελκύσει περισσότερους οικονομικούς φορείς να συμμετάσχουν. Αυτό σημαίνει ότι, για παράδειγμα, εάν οι δήμοι χρησιμοποιούν συγκεκριμένες συμβάσεις, αυτό θα μπορούσε να προσελκύσει τοπικούς προμηθευτές.
Η χρήση ενός αποδοτικού εργαλείου δημόσιων συμβάσεων, όπως το ΔΣΑ, το οποίο πραγματοποιείται εξ ολοκλήρου ηλεκτρονικά και έχει δυνατότητες διεξαγωγής ορισμένων μερών του με αυτοματοποιημένο τρόπο (έλεγχος βάσεων δεδομένων) μπορεί να μειώσει το κόστος της διαδικασίας .
Δυνατότητα ακριβούς διατύπωσης των τεχνικών απαιτήσεων για κάθε συγκεκριμένη διαδικασία σύναψης σύμβασης , καθώς και των κριτηρίων ανάθεσης. Η ακρίβεια πρέπει να είναι σύμφωνη με τα αρχικά έγγραφα της διαδικασίας σύναψης σύμβασης του ΔΣΑ. Για παράδειγμα, για μια συγκεκριμένη σύμβαση, η αναθέτουσα αρχή θα μπορούσε να αποφασίσει να αξιολογήσει τις επιδόσεις ενός φορητού υπολογιστή με υψηλότερο συντελεστή, ενώ για μια άλλη το βάρος θα μπορούσε να είναι σημαντικότερο.
Κανένας περιορισμός όσον αφορά την περίοδο ισχύος ενός ΔΣΑ.
Μπορεί να υπάρξει μειωμένος κίνδυνος εάν οι προμηθευτές είναι έτοιμοι να υποβάλουν προσφορές σε σύγκριση με μια συμφωνία-πλαίσιο όπου υπάρχει μόνον ένας προμηθευτής και ο εν λόγω προμηθευτής δεν μπορεί να παραδώσει λόγω αφερεγγυότητας/πτώχευσης, δυσκολίες στην παράδοση του ζητούμενου όγκου κ.λπ.
Μπορούν να χρησιμοποιηθούν ηλεκτρονικοί κατάλογοι και να καταστήσουν τη διαδικασία περισσότερο αποδοτική.
Εάν υπάρχουν προμηθευτές που ενδιαφέρονται για αυτό το ψηφιακό εργαλείο, αυτό μπορεί επίσης να έχει ως αποτέλεσμα να ενδιαφερθούν οι προμηθευτές για τη χρήση ψηφιακών εργαλείων και για άλλες αποδοτικές διαδικασίες, όπως οι ηλεκτρονικοί κατάλογοι, οι ηλεκτρονικές παραγγελίες και η ηλεκτρονική τιμολόγηση.
Η συνεχής δημοσίευση της ζήτησης (μέσω των συγκεκριμένων συμβάσεων) και των αποτελεσμάτων (μέσω των γνωστοποιήσεων συναφθεισών συμβάσεων) μπορεί να αυξήσει τη διαφάνεια της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων.
Περισσότερο ανοικτή αγορά . Αυτό παρέχει δυνατότητες συνεχούς παράδοσης και δεν εξαρτάται από την ανάθεση σύμβασης ή συμφωνίας-πλαισίου, δεδομένου ότι αυτές κλείνουν την αγορά για συγκεκριμένη περίοδο.
Το χρονικό διάστημα που μεσολαβεί από την προεπιλογή ενός προμηθευτή έως τη δυνατότητα να κερδίσει μια συγκεκριμένη σύμβαση μπορεί να είναι σύντομο .
Τα ΔΣΑ μπορούν να χωριστούν σε κατηγορίες που βασίζονται, για παράδειγμα, σε συγκεκριμένα προϊόντα ή γεωγραφικές περιοχές, όπου είναι πιο ενδιαφέρον για ορισμένους προμηθευτές να παραδίδουν προϊόντα σε σύγκριση με άλλους.
Η πρακτική της διαίρεσης συγκεκριμένων συμβάσεων σε τμήματα μπορεί να είναι επωφελής.
Ο προμηθευτής δεν υποχρεούται να συμμετάσχει σε συγκεκριμένες συμβάσεις, ακόμη και αν έχει προεπιλεγεί.
Ακόμη και αν δεν προεπιλεγεί με την πρώτη προσπάθεια, έχει τη δυνατότητα να υποβάλει εκ νέου αίτηση και να προεπιλεγεί σε μεταγενέστερο χρόνο , εφόσον τότε πληροί τα κριτήρια.
Αποδοτική διαδικασία , δεδομένου ότι είναι εξ ολοκλήρου ηλεκτρονική.
Μπορούν να χρησιμοποιηθούν ηλεκτρονικοί κατάλογοι , οι οποίοι μπορούν να συμπληρώνονται με αποδοτικό τρόπο από τους προμηθευτές.
Διαφανείς διαδικασίες σύναψης συμβάσεων.