Robno materijalno knjigovodstvo povezuje fizičko kretanje robe i materijala s njihovom količinom i vrijednošću u poslovnim knjigama. Veza između skladišta i računovodstva ne nastaje naknadnim usklađivanjem tablica, nego pravilima koja određuju tko evidentira ulaz, izlaz, prijenos, povrat, otpis i inventurnu razliku — te kada taj događaj postaje financijska promjena.
Skladište odgovara na operativna pitanja: što je stiglo, gdje se nalazi, što je izdano i što je raspoloživo. Računovodstvo treba odgovoriti na druga pitanja: kolika je vrijednost zaliha, na koji se konto promjena odnosi, postoji li dokument za knjiženje i je li promjena evidentirana u odgovarajućem razdoblju.
Ta dva pogleda nisu suprotna, ali nisu ni ista. Količina može biti evidentirana bez potvrđene vrijednosti ako, primjerice, roba stigne prije ulaznog računa. Račun može biti zaprimljen prije fizičkog primitka. Materijal može biti izdan u proizvodnju, a kasnije vraćen u skladište. Bez unaprijed dogovorenog postupka takve situacije stvaraju razliku između operativnog stanja i financijske evidencije.
Cilj nije višestruka ručna provjera istog stanja, nego sljediv trag svakog poslovnog događaja: dokument, odgovornu osobu, datum, količinu, vrijednost kada je primjenjiva i vezu prema financijskom knjiženju.
Dobro postavljeno robno materijalno knjigovodstvo polazi od dokumenta, a ne od naknadne korekcije salda. Dokument ne mora biti složen, ali mora jasno opisivati poslovni događaj.
Najčešći događaji uključuju:
Za svaki od tih događaja potrebno je dogovoriti minimalni skup podataka. U praksi to obično uključuje artikl, mjernu jedinicu, količinu, skladište ili lokaciju, datum događaja, referencu na povezani dokument i osobu ili ulogu koja je evidentirala promjenu. Kod vrijednosnih promjena važni su i vrijednost, valuta kada je relevantna te pravilo prema kojem se vrijednost određuje.
Ključno pitanje nije samo „je li roba evidentirana”, nego „koji dokument pokreće koju financijsku posljedicu”. Odgovor ovisi o poslovnom modelu, internim politikama i računovodstvenom tretmanu organizacije. Zato pravilo treba biti izričito, a ne prepušteno tumačenju pojedinaca.
Primjerice, fizički primitak može potvrditi količinu zaprimljene robe, dok ulazni račun potvrđuje vrijednost i obvezu. Ako ta dva dokumenta dolaze u različito vrijeme, organizacija treba odlučiti kako će pratiti privremeno stanje i tko provjerava podudarnost količine, cijene i uvjeta nabave.
Slično vrijedi za izlaz. Otpremnica može potvrditi da je roba napustila skladište, a račun kupcu može biti poslovni dokument za prodajnu stranu. Za financijsku kontrolu treba znati jesu li oba dokumenta povezana, postoji li iznimka i tko je rješava.
U ERP robno materijalno procesu korisno je odvojiti tri razine:
Odvajanje razina ne izolira njihov rad. Naprotiv, jasno pokazuje je li problem nastao u fizičkom zaprimanju, u određivanju vrijednosti ili u knjiženju.
Količina i vrijednost iste zalihe mogu se promijeniti iz različitih razloga. Nabavna cijena može odstupati od prethodne nabave. Troškovi povezani s nabavom mogu zahtijevati poseban tretman. Povrati i naknadna odobrenja mogu promijeniti vrijednost već evidentiranog ulaza. Proizvodnja dodatno uvodi odnos između utrošenog materijala, nedovršene proizvodnje i gotovih proizvoda.
Zato organizacija treba definirati najmanje sljedeće odluke:
Nije korisno uvesti jedno pravilo samo zato što je tehnički jednostavno. Pravilo mora odgovarati stvarnom toku nabave, prodaje i proizvodnje te računovodstvenim politikama poduzeća. Primjenu i porezni tretman pojedinih knjiženja potrebno je uskladiti s odgovornim računovodstvenim stručnjacima.
Inventura uspoređuje fizičko stanje s evidentiranom količinom i vrijednošću. Ona je važna kontrolna točka, ali ne bi smjela biti jedini trenutak kada se otkrivaju pogreške.
Ako se razlike ponavljaju, korisnije je pitati gdje proces gubi trag nego samo knjižiti korekciju. Uzrok može biti nepravodoban primitak, izdavanje bez dokumenta, pogrešna jedinica mjere, neprijavljen povrat, neoznačena lokacija, pogrešno evidentiran prijenos ili nedovoljno jasno razdvojena odgovornost.
Dobra priprema inventure uključuje:
Tako inventura postaje povratna informacija o kvaliteti procesa, a ne samo periodično usklađenje brojki.
Zamislimo da račun dobavljača stigne prije robe. Računovodstvo treba evidentirati obvezu prema dobavljaču u skladu s internim pravilima, dok skladište ne bi trebalo prikazati fizički raspoloživu količinu prije primitka. Ako se te dvije činjenice spoje bez pravila, može nastati dojam da je roba raspoloživa za prodaju ili proizvodnju iako nije zaprimljena.
Praktičan okvir za ovu situaciju je:
Isti princip vrijedi i obrnuto, kada roba stigne prije računa. Privremeno stanje treba biti vidljivo, objašnjivo i ograničeno jasnim odgovornostima.
Najčešći problem nije nedostatak podataka, nego nejasno pitanje tko smije i mora nešto učiniti. Korisno je imenovati odgovornost po koraku, a ne samo po odjelu.
Skladišna uloga može potvrđivati fizički primitak, izdavanje i lokaciju. Nabava može provjeravati uvjete narudžbe i odstupanja prema dobavljaču. Proizvodnja može potvrđivati utrošak i povrat materijala. Računovodstvo može provjeravati dokumente, vrijednosne osnove i financijska knjiženja. Voditelj procesa ili druga ovlaštena osoba može odobravati otpise, korekcije i iznimke.
Važno je definirati i što se događa kada dokument nedostaje, kada se količina ne podudara ili kada se promjena pokušava evidentirati nakon zatvaranja razdoblja. Takvi slučajevi nisu razlog za paralelne evidencije; oni su razlog za jasno evidentiran status iznimke i odluku odgovorne osobe.
Povezani proces može smanjiti dvostruki unos i olakšati praćenje dokumenata, ali ne može sam odlučiti je li fizički primitak stvarno izvršen, je li dobavljač isporučio ugovorenu kvalitetu ili je li otpis opravdan. To su poslovne odluke koje traže provjeru ljudi i dokaznu dokumentaciju.
Također, veća razina automatizacije ne opravdava nejasne šifre artikala, neuređene mjerne jedinice ili neodređene lokacije. Prije povezivanja procesa treba urediti osnovne podatke i dogovoriti pravila za iznimke. U suprotnom se pogreška samo brže prenosi iz skladišta u financije.
Za poduzeća koja žele sagledati tok od narudžbe do knjiženja, tema Povezano poslovanje može biti korisna polazna točka. Kada je potrebno provjeriti računovodstveni dio procesa, korisne su i Računovodstvene usluge .
Počnite s pet događaja koji najčešće mijenjaju zalihu: primitak, izdavanje, prijenos, povrat i inventurna razlika. Za svaki zapišite izvorni dokument, trenutak evidentiranja količine, pravilo vrijednosnog praćenja, financijsku posljedicu, odgovornu ulogu i postupak za odstupanje.
Takva mapa brzo pokazuje gdje skladište i računovodstvo koriste različite podatke ili različit trenutak za istu promjenu. Ako želite strukturirano proći postojeći proces i otvorena pitanja, Razgovarajte s ORKA timom .